❓ Pomoč in navodila za uporabo

Ta program je pripomoček za urejeno delo v podjetju. Pomaga vam, da so postopki, dokumenti, pregledi in naloge na enem mestu — in da je vedno jasno, kdo mora kaj narediti in do kdaj.

Uporabljajo ga podjetja, ki delajo po pravilih standardov ISO 9001 (kakovost), ISO 14001 (okolje) ali ISO 45001 (varnost in zdravje pri delu). Ni pa vam treba poznati teh pravil na pamet — program vas vodi po korakih in vas sproti opozarja, kaj je na vrsti.

Ko se prijavite, pridete na domačo stran. Tam so zbrane vaše naloge in bližnjice do modulov (delov programa). Zgoraj desno so vedno na voljo iste ikone:

• 🔔 zvonček — obvestila (kaj je novega, kaj vas čaka),
• 💬 oblaček — pogovori (ekipa, podpora, zasebna sporočila),
• ❓ vprašaj — ta splošna pomoč; tipka F1 pa odpre podrobna navodila za stran, na kateri ste (s posnetki zaslona, korak za korakom; vsa so zbrana na strani /navodila, vsak priročnik lahko prenesete tudi kot Word; priročniki modulov, ki jih nimate, so na koncu kazala zloženi pod »Priročniki za module, do katerih nimate dostopa«),
• 🔒 ključavnica — vaša varnost (menjava gesla, dvostopenjska prijava, prijavljene naprave). Če je dvostopenjska prijava že vklopljena, je za njeno ponovno nastavitev potrebna trenutna koda iz naprave; brez naprave uporabite rezervno kodo (izklop) ali se obrnite na skrbnika.

Na telefonu se te povezave skrijejo v meni ☰ zgoraj desno.

Sidrišča v dolgih podrobnostih. Podrobnosti tveganja in dobavitelja ter vodstveni pregled imajo na vrhu vrstico razdelkov (npr. Kontakt · Trend · Ocene (3) · Reklamacije (2) …). Klik pomakne na razdelek; vrstica med drsenjem ostane pripeta pod glavo z imenom in stanjem zapisa, označen gumb pove, kje ste. Številka v oklepaju pove, koliko je v razdelku zapisov. S tipkovnico: Tab do vrstice, puščici levo/desno med gumbi, Enter skoči. Na telefonu vrstica drsi vstran (zbledel rob pove, da je še kaj). Dolge zgodovine pokažejo zadnjih pet vnosov, starejše odprete z Prikaži starejše (n).

Iskanje po vseh navodilih: na vrhu kazala /navodila je polje 🔍 Išči po vseh navodilih …. Med tipkanjem ostanejo samo priročniki, katerih naslov se ujema, pod njimi pa se pokažejo razdelki iz vseh priročnikov, kjer beseda piše (npr. »kalibracija« najde razdelke v priročnikih Oprema in Planer) — s priročnikom, razdelkom in kratkim odlomkom. Klik (ali Enter za prvi zadetek) odpre priročnik natanko pri tem razdelku. Velike črke in strešice niso pomembne; razdelke za skrbnika vidi le skrbnik.

Na vseh straneh modulov je glava zgrajena enako. Levo sta logotip (klik vas vrne na domačo stran) in ime modula, desno pa so gumbi vedno v istem vrstnem redu: najprej gumbi tega modula (npr. 📄 PDF dokazilo v revizijski sledi), nato 🏠 Domov, ❓ pomoč, 💬 pogovori, 🔔 obvestila, 🌙 tema, izbirnik jezika, organizacija (kdor je član več organizacij) in Odjava.

Glava je na vsaki širini zaslona ena sama vrstica, vsi gumbi so enako visoki. Gumbi tega modula so skupina, ločena s tanko črto od standardnih gumbov. Kadar za vse ni prostora (manjši prenosnik, veliko gumbov), se gumbi modula zložijo v gumb Več ▾: klik odpre seznam pod njim (s puščicami se premikate po njem, Esc ali klik drugam ga zapre). Standardni gumbi ostanejo vidni.

Na telefonu in ozki tablici (do 820 px) je glava ena sama vrstica: ime modula, 🔔 in gumb ☰ Meni. Vse ostalo je v meniju, ki se odpre čez celo širino pod glavo — nič ni izginilo, le zloženo je. Meni zaprete s ponovnim dotikom ☰ Meni, s tipko Esc ali z dotikom zunaj menija. Enako je na domači strani.

Tukaj so razloženi izrazi, ki jih boste srečali. Razlage so namenoma preproste.

• Kakovost — da izdelek ali storitev naredi to, kar stranka pričakuje, in to vsakič enako.
• Standard (npr. ISO 9001) — dogovorjena pravila, kako naj bo delo urejeno. Če jih izpolnjujete, lahko dobite certifikat.
• Certifikat — potrdilo zunanje hiše, da res delate po pravilih.
• Presoja — pregled, ali v resnici delate tako, kot je zapisano. Notranjo naredite sami, zunanjo naredi certifikacijska hiša.
• Presojevalec — oseba, ki presojo izvaja (postavlja vprašanja in pregleduje dokaze).
• Presojanec — oseba ali oddelek, ki ga presojevalec pregleduje.
• Ugotovitev — kar presojevalec med presojo opazi (lahko pohvala ali napaka).
• Neskladje (neskladnost) — nekaj ni v skladu s pravili. Na primer: postopek pravi eno, v praksi pa delate drugače.
• Neskladen izhod — izdelek ali storitev, ki ne ustreza zahtevam (napačen kos, pomanjkljiva storitev).
• Dispozicija — odločitev, kaj narediti z neskladnim izdelkom: popraviti, predelati, zavreči ali vrniti dobavitelju.
• Korektivni ukrep (CAPA) — ukrep, da se napaka ne ponovi. Najprej poiščete vzrok, nato ga odpravite. »CAPA« je kratica za popravni in preventivni ukrep.
• Dokazilo (zapis) — dokaz, da ste nekaj naredili: podpis, zapisnik, fotografija, e-pošta. Presojevalec vedno želi dokaze.
• Dokument — navodilo, postopek ali obrazec, po katerem delate.
• Verzija — različica dokumenta. Majhen popravek: 1.0 → 1.1. Večja, vsebinska sprememba: 1.1 → 2.0. Dokument, ki še nikoli ni bil potrjen (osnutek, zavrnjen osnutek), ostane 1.0 ne glede na vrsto spremembe — številka izdaje se poveča šele po prvi potrditvi.
• Seznanitev — potrdite, da ste dokument prebrali in razumete.
• Vodstveni pregled — sestanek vodstva (običajno enkrat letno), kjer pregledajo, kako sistem deluje, in sprejmejo sklepe.
• Kazalnik (KPI) — številka, ki pokaže, kako gre (npr. koliko pritožb na mesec).
• Kalibracija — preverjanje, ali merilna naprava (tehtnica, merilo) meri pravilno.
• Kompetenca — usposobljenost osebe za neko delo. »Matrika kompetenc« je tabela, kdo zna oz. sme kaj.
• Proces — zaporedje dela, ki iz nečesa (vhod) naredi nekaj drugega (izhod). Nabava, proizvodnja, reševanje reklamacij — vse to so procesi.
• Vhod in izhod — kar v proces pride in kar iz njega pride. Izhod enega procesa je običajno vhod naslednjega: »prevzeti material« je izhod nabave in vhod proizvodnje.
• Zemljevid procesov — slika, ki pokaže vse procese in puščice med njimi. Pri nas je ni treba risati — sestavi se sama iz vpisanih vhodov in izhodov.
• Lastnik procesa — oseba, ki za proces odgovarja: skrbi, da je opis točen in da proces deluje. Ni nujno vodja oddelka.
• Tveganje — kaj bi lahko šlo narobe in kako verjetno je.
• Dobavitelj — podjetje, od katerega kupujete material ali storitve.

Kako se prijavim:

1. Vpišite e-naslov in geslo, ki vam ju je dal skrbnik.
2. Kliknite Prijava.

Pozabili ste geslo? Na prijavni strani kliknite Pozabljeno geslo. Na e-naslov prejmete povezavo, s katero nastavite novo geslo. Povezava velja omejen čas, zato jo uporabite kmalu.

Menjava gesla: zgoraj desno kliknite 🔒 Varnost; v kartici Menjava gesla vnesite trenutno geslo in dvakrat novo (vsaj 12 znakov) ter kliknite Spremeni geslo. Iz varnostnih razlogov ste nato odjavljeni z vseh naprav in se prijavite znova z novim geslom. Na isti strani vidite tudi, na katerih napravah ste trenutno prijavljeni.

Prijavljene naprave: seznam na strani 🔒 Varnost pokaže to napravo in pet nazadnje uporabljenih; ostale odprete s Pokaži vse (n). Odjavi vse druge naprave je nad seznamom, posamezno napravo odjavite z Odjavi v njeni vrstici.

Domača stran je vaše izhodišče. Zbrane so vaše naloge: dokumenti, ki jih morate prebrati ali odobriti, dodeljeni ukrepi in pritožbe ter bližajoči se roki.

Klik na katero koli postavko vas pelje naravnost na zadevo — ni vam treba iskati po menijih.

⚠️ Prijavi: gumb ⚠️ Prijavi je takoj pod pozdravom. Odpre en kratek obrazec za okvaro stroja, nezgodo ali skoraj nezgodo, neskladen izdelek ali material in drug problem ali predlog (glej »Prijava (za zaposlene)«).

Kdor v programu ničesar ne ureja (npr. zaposleni), ima pas »Vprašaj svoj QMS« (če je AI vklopljen) pod pregledom svojih nalog, drugi nad njim.

Podrobno ali strnjeno: desno od naslova »Pozdravljeni« je stikalo Podrobno / Strnjeno. Podrobno pokaže vse stolpce s seznami (kot doslej). Strnjeno pokaže samo vrstico gumbov — 📋 Odprte presoje, ✅ Čaka na vašo odobritev, 📖 Čaka na vašo seznanitev, 🔧 Moji ukrepi in 🏢 Zamuja ali nedodeljeno v organizaciji — z značko števila; gumbov brez zadev ni, kadar ni nobene, piše »Trenutno nimate odprtega dela.« Klik na gumb pod vrstico razširi samo ta seznam, ponovni klik (ali tipka Esc) ga zloži. Izbira se shrani v vaš račun in velja na vseh vaših napravah; razširjen seznam se ne shranjuje.

Poraba prostora (vidi jo samo skrbnik) je na dnu strani, pod moduli. Na vrh, nad pozdrav, skoči šele, ko je poraba 80 % ali več — takrat jo spremlja opozorilo (jantarna barva od 80 %, rdeča od 95 %).

Ko ob delu opazite, da kaj ni v redu, vam ni treba vedeti, v kateri modul to sodi. Na domači strani kliknite ⚠️ Prijavi (stran /prijava). Isti obrazec odpre QR nalepka na stroju — tedaj je stroj že izbran in prikazan na vrhu.

1. Pri vprašanju Kaj se je zgodilo? izberite: Stroj ali naprava ne dela, Nekdo se je poškodoval ali skoraj, Izdelek ali material ni v redu ali Drug problem ali pripomba. Vidite le možnosti, ki jih dovoli vaš profil dostopa.
2. Pri okvari izberite stroj in označite, ali stoji; pri nezgodi, ali se je kdo poškodoval; pri drugem problemu, ali gre za problem ali predlog.
3. Vpišite Kratek opis *, po potrebi Kje?, količino (neskladje), čas (privzeto zdaj) in fotografijo (okvara, neskladje).
4. Kliknite 📣 Pošlji prijavo. Zaslon »Prijava je oddana« pove, kam je zapis shranjen in kdo je obveščen.

Kam gre in kdo izve: okvara → register Oprema (skrbnik opreme in kdor jo vzdržuje, ob zastoju tudi vodja kakovosti); nezgoda → Varnost in zdravje pri delu (vodja kakovosti in skrbnik organizacije); neskladje → Neskladni izhodi (vodja kakovosti in skrbnik organizacije); drug problem → Ukrepi, zavihek Prijave (vodja kakovosti).

Plakat s QR kodo (skrbnik in vodja): na strani /prijava je pod obrazcem gumb 🖨️ Plakat s QR (vidita ga skrbnik organizacije in vsak, ki v enem od modulov Oprema, Varnost in zdravje pri delu, Neskladni izhodi ali Ukrepi ureja). Prenese PDF za A4 pokončno: ime in logotip organizacije, vprašanje »Opazil si problem? Prijavi ga.«, velika QR koda na stran Prijava, štiri vrste prijave z ikonami (samo tiste, katerih modul je vklopljen), tri korake in prostor za podpis vodje. Plakat je v jeziku organizacije; naslov v QR kodi je naslov programa iz nastavitev namestitve, ne naslov, s katerega ste plakat prenesli. Natisnite ga in obesite pri vhodu ali ob strojih. Tisk se zapiše v revizijsko sled.

Prijava brez računa (javna QR koda): če je skrbnik vklopil javno prijavo, visi ob strojih plakat »Prijava brez prijave v sistem«. Njegova koda odpre stran /p/<žeton>: izberite, kaj se je zgodilo, opišite (vsaj 10 znakov), po želji dodajte kraj, fotografijo in kontakt (neobvezen; uporabi se samo za vprašanja o prijavi) in pošljite. Dobite oznako JP-…; zapišite si jo. Stran ne zahteva prijave in ne shranjuje piškotkov. Pri vklopljeni javni prijavi okvar QR nalepka na stroju brez računa odpre isti javni obrazec z že izbranim strojem.

Zvonček zgoraj desno vas obvesti, kaj je novega: nove naloge, bližajoči se roki, spremembe dokumentov, kdo vas je omenil v pogovoru.

Klik na obvestilo vas odpelje naravnost do zadeve. Ko je zadeva urejena, obvestilo samo izgine.

S stikalom Vse | Neprebrana v oknu zvončka prikažete samo neprebrana obvestila; izbira se zapomni. Prebrana obvestila se po 30 dneh samodejno izbrišejo, neprebrana, starejša od 90 dni, pa se označijo kot prebrana.

Katera obvestila želite (v programu in/ali po e-pošti), izberete v Nastavitve obveščanja. E-pošto lahko dobivate sproti ali kot en dnevni oz. tedenski povzetek.

Skupine modulov, do katerih nimate dostopa, so na tej strani na koncu z oznako »ni na voljo za vaš dostop«. Kadar se e-pošta ne pošilja (organizacija je e-poštna obvestila izklopila ali gre za predstavitveno organizacijo), je pod stolpcem E-pošta namig, kljukice pa so zatemnjene.

Ikona 💬 zgoraj desno odpre pogovore:

• Ekipa — skupni klepet vseh v vašem podjetju.
• Podpora — neposreden stik s skrbnikom programa, če potrebujete pomoč.
• Zasebno — pogovor na štiri oči s sodelavcem (gumb + Zasebni). Tega vidita samo udeleženca, nihče drug.

Sodelavca lahko pokličete v pogovor tako, da vpišete @Ime Priimek — dobil bo obvestilo.

Vsak ukrep, pritožba, dokument in presoja ima svoj razdelek 💬 Pogovor. Tam se pogovarjate prav o tej zadevi (vprašanja, odločitve, pojasnila).

Ta sporočila so del dokazov o kakovosti: ni jih mogoče spreminjati ali brisati in jih vidijo vsi, ki imajo dostop do zadeve. Na presoji služijo kot dokaz, da ste se o stvari pogovorili in odločili.

V modulu 📄 Dokumenti so vsi veljavni dokumenti podjetja: poslovnik, postopki, navodila, obrazci.

Potrditev branja (seznanitev): če morate dokument prebrati, vas na to opozori pasica in obvestilo. Seznanitev se čaka šele, ko je dokument potrjen: če skrbnik zahtevo vklopi že na osnutku, začne veljati ob potrditvi (izjema: aktivacija »po seznanitvi«, kjer krog dokument bere že v pregledu).

1. Kliknite 👁️ Preberi in potrdi — v pasici, v vrstici dokumenta ali v oknu dokumenta, kjer je takoj pod naslovom poudarjen okvir »⚠️ Vaša potrditev čaka«. Dokument se odpre v predogledu; preberite ga.
2. Ko se vsebina naloži, kliknite ✓ Seznanjen sem. Če predogleda ni mogoče prikazati (ali datoteka predogleda nima), dokument odprite s ⬇️ Prenesi — šele nato je gumb na voljo.
3. Potrditev se trajno zabeleži — to je vaš dokaz, da ste dokument poznali.

Nalaganje novega dokumenta: okno Naloži nov dokument kaže najprej le datoteko (gumb 📎 Izberi datoteko in ime izbrane datoteke), naziv, polje Kdo dokument vidi in odobri (organizacijska enota: njeni člani in člani podenot dokument vidijo, njeni odobritelji ga potrdijo) in aktivacijo; oznaka, lastnik, rok revizije, začetna verzija, proces, kategorija, opis in veljavnost so pod Več možnosti. Gumb Naloži je vedno viden v nogi okna; če datoteka ali naziv manjka, je napaka izpisana pod poljem in kazalec skoči nanj.

Kviz razumevanja: če pri dokumentu piše Kviz razumevanja, se ob kliku ✓ Seznanjen sem odpre kviz s tremi vprašanji iz vsebine (pravilno odgovorite na vsaj dve). Kviz zahteva skrbnik (organizacija mora imeti modul AI), rešuje pa ga vsak zaposleni sam — dostop do modula AI za to ni potreben. Če kviza ni mogoče pripraviti, obvestite skrbnika.

Odobritev: če ste določeni za odobritelja, dokument čaka med vašimi nalogami. Preglejte ga in ga odobrite ali zavrnite z razlogom.

Kdo je potrdil: pri potrjenem dokumentu v podatkih piše Potrdil — ime, datum in način: kot določen odobritelj, s skrbniškimi pravicami namesto določenega odobritelja (skrbnik sme potrditi vsak dokument in izvesti vsak korak, a to je vedno vidno) ali samodejno ob zadnji potrditvi seznanitve (aktivacija »po seznanitvi«: dokument, ki ga je odobritelj že potrdil, postane veljaven, ko se seznani zadnji iz kroga — seznanitev nikoli ne preskoči odobritelja). Brez klika na Potrdi velja še manjša (minor) verzija že potrjenega dokumenta (posebna pravica, obvezen razlog). Prevzem obstoječega dokumenta ob vnosu dokumenta ne potrdi.

Zunanji dokumenti: v oknu + Nov zunanji dokument tip izberete sami (privzetega ni). Nastavitve samodejnega spremljanja so pod Napredno spremljanje in se pokažejo šele, ko vpišete povezavo. Dokument s priponko brez povezave je v evidenci brez samodejnega spremljanja, zato v podrobnostih nima zgodovine preverb. Veljavnost certifikatov dobaviteljev vodite pri dobavitelju (Certifikati).

Veljavnost zunanjega dokumenta: certifikat, atest ali specifikacija kupca ima rok. V obrazcu vpišite Velja do in po potrebi Opomni … dni prej (privzeto 30; obe polji sta neobvezni). Seznam pokaže semafor: zelena značka (velja), jantarna (poteče v opomniškem roku), rdeča (10 dni ali manj) in rdeča »Poteklo« — z istimi barvami kot certifikati dobaviteljev. Nad seznamom je pas s številom potečenih in kmalu potečenih dokumentov, izbirnik Veljavnost pa pokaže samo Poteče kmalu ali Potekli. Program vsak dan opomni odgovorno osebo dokumenta (če je ni, skrbnike) pred potekom in ob poteku, rok pa je tudi v Planerju. Ko vpišete nov rok, se opomniki začnejo znova.

Do zunanjih dokumentov (standardi, predpisi, dokumenti strank in dobaviteljev) pridete z gumbom 🔗 Zunanji dokumenti v glavi strani Dokumenti ali s ploščice Zunanji dokumenti na domači strani (vrstica Skupno za vse standarde) — vidi ju, kdor sme brati Dokumente.

Vidnost dokumenta določa organizacijska enota, ki ji dokument pripada, in izbrana možnost vidnosti. Vedno velja: dokument vidijo ljudje z nivoja dokumenta ali višje — člani, nosilci in odobritelji njegove enote ter vseh nadrejenih enot. Navzdol in v sosednje veje dokument ni viden (nadrejeni vidi vse, kar vidijo podrejeni — nikoli obratno).

Tri možnosti vidnosti (nastavi jih nekdo z nivoja dokumenta ali višje, gumb ✏️ na dokumentu):

• 🔒 Enota in podenote (privzeto) — samo zgornje pravilo. Primer: navodilo Proizvodnje vidijo Proizvodnja in Uprava, ne pa Prodaja ali podrejena Linija.
• 🎯 Izbrane enote — dokumentu ročno dodelite enote; vsaka dodeljena enota dokument vidi, kot bi bil njen (njeni člani in njeni nadrejeni). Dodelitev je vedno samo bralna.
• 🌍 Celotna organizacija — vidijo vsi.

Dodatna pravila:

• Dokument brez enote vidijo vsi — omejevanje se začne šele z enoto.
• Administrator vidi vse (službena dolžnost) in ni štet v seznanjenost.
• Vloga Bralec vidi samo potrjene dokumente — osnutkov in dokumentov v pregledu ne, niti v svoji enoti.
• Seznanjenost sledi vidnosti: k potrditvi branja so pozvani in v odstotek šteti natanko tisti, ki dokument vidijo. Razširitev vidnosti nove takoj doda, zožitev jih umakne.
• Kdo ni v krogu, ne čaka: uporabnik izven kroga seznanjenosti (npr. administrator) pri dokumentu vidi »○ Niste v krogu seznanjenosti« namesto »čaka«; kartica Čakajo vas ga ne šteje. Poročilo Kdo je seznanjen našteje krog, uporabnike izven kroga pa ločeno in jih ne šteje.
• Manjša (minor) različica in seznanitev: vsebinska (major) različica seznanitve razveljavi vedno; ali jih razveljavi tudi manjša, določa pravilo procesa (🔀 Procesi → Lastnosti procesa → »Manjša sprememba sproži ponovno seznanitev«, privzeto vklopljeno) oziroma za dokumente brez procesa privzetek organizacije. Obvestilo o novi različici vedno pove, ali je ponovna seznanitev potrebna.
• Med potrjevanjem vidita dokument samo avtor in tisti, ki mu je dodeljen: dokument s procesom vidi v osnutku avtor, v pregledu avtor in izvajalec trenutnega koraka; dokument brez procesa vidita v osnutku in v pregledu avtor in odobritelj (nosilec) njegove enote. Ko je potrjen, velja vidnost po enotah, kot je opisano zgoraj. Administrator vidi vse. Izjema: dokument z aktivacijo »po seznanitvi« vidi njegov krog že v pregledu, ker ga mora prebrati, da se potrdi.
• Brez pravice ni gumbov: kdor ima na modulu raven »bere«, ne vidi gumbov Naloži, Pošlji v pregled, Potrdi, Zavrni, Obravnavaj; kdor modula nima (raven »nič«), dobi sporočilo »Nimate dostopa« namesto seznama.
• Procesni dokument v pregledu ima gumb Obravnavaj samo pri izvajalcu trenutnega koraka (in administratorju); ostali vidijo oznako »🔀 korak« z imenom trenutnega koraka.
• Kaj dokument čaka od vas, piše v vrstici z isto besedo, kot jo nosi gumb: dokument v pregledu »⚠️ Čaka vašo potrditev« (gumb ✓ Potrdi), potrjen dokument s krogom seznanjenosti pa »⚠️ Čaka vašo seznanitev« (gumb ✓ Seznanjen sem). Potrditev in seznanitev nista isto: potrjuje se dokument v pregledu, seznanja pa se z že potrjenim. Osnutek ali dokument v pregledu z vklopljeno zahtevo seznanitve zato v vrstici nima ne značke ne gumba za seznanitev; pri odobritelju ima vedno prednost gumb ✓ Potrdi.
• Zavrnjen dokument nosi na seznamu značko »❌ Zavrnjen« (razlog in kdo ob prehodu miške), v podrobnostih pa okvir z razlogom. Značka izgine ob novi različici ali ponovnem pošiljanju v pregled.
• Videti ni urejati: novo verzijo, urejanje in odločanje o vidnosti sme le nekdo z nivoja dokumenta ali višje. Kdor dokument le vidi, lahko spremembo predlaga — nadrejeni jo sprejme ali zavrne z razlogom.

Modul 📋 Presoje vas vodi po korakih, da ničesar ne pozabite:

1. Planiranje — presojevalci, presojanci in čas presoje. Trajanje je vedno izraženo v urah in se privzeto izračuna iz časovnih blokov (vsak blok je delovni čas ali odmor); polji Skupaj delovnih ur in Ura začetka se osvežita takoj, ko blok spremenite. Če časa ne želite razbijati na bloke — na primer pri presoji, aktivirani iz letnega plana — odkljukajte Ure vpišem ročno in vpišite število ur; bloki tedaj na skupno število ur ne vplivajo, ostanejo pa za razpored in uro začetka v poročilu. Iz ur in hitrosti (vprašanj na uro) program oceni, koliko vprašanj je smiselno zajeti.
2. Osnovni podatki — kdaj, kdo, kaj presojate.
3. Obseg in vprašanja — kaj boste pregledali. Program vprašanja predizbere: pri presoji iz letnega plana po tematiki (področje ali proces, npr. »Nabava« → vprašanja o dobaviteljih, klavzula 8.4; »Usposabljanje« → 7.2/7.3; »Odpadki« → okoljske zahteve), sicer sorazmerno po vseh poglavjih glede na ure. Nepredizbrana vprašanja so v vsaki skupini zložena za gumbom ＋ Prikaži še N vprašanj — kliknite ga in odkljukajte, kar še želite; ✓ Vsa v skupini izbere tudi zložena, Predizberi vsa vprašanja pa celoten nabor. V presojo gredo samo odkljukana vprašanja. Gumb Naprej — Ugotovitve je na vrhu in na dnu seznama, da vam za nadaljevanje ni treba podrsati čez vsa vprašanja.
4. Izvedba — pri vsakem vprašanju zapišete ugotovitev (kaj ste videli) in po želji priložite fotografijo ali video (📷 / 🎥). Dokaz se naloži takoj, v hrambo podjetja (ne v zapisnik), zato ga presoja nosi kot povezavo in ne kot vdelano sliko — shranjevanje presoje ostane hitro tudi pri desetih fotografijah. Fotografije program pred nalaganjem pomanjša (širina 1000 px), da poraba podatkov na terenu ostane majhna. Največja velikost posameznega dokaza je zapisana v podnapisu koraka (privzeto 20 MB; skrbnik jo za podjetje lahko spremeni) — dokazi se štejejo v prostor podjetja, odstranjen dokaz (✕) pa se ob shranitvi presoje izbriše in prostor sprosti.
5. Neskladnosti — kjer nekaj ni v redu, to zabeležite.
6. Pregled in poročilo — na koncu prenesete PDF poročilo.

• Presoja iz letnega plana — Potrditev plana. Ko presojo začnete iz plana (ali jo prvič odprete), vas program ne vodi znova skozi Planiranje, Osnovne podatke in Uporabnost: na enem zaslonu pokaže povzetek — naziv, vrsto, standarde, termin z urami, presojevalce, presojance, proces ali enoto, obseg in koliko vprašanj bo predizbranih (po tematiki plana). ✅ Potrdi in začni vprašalnik odpre seznam vprašanj s predizbiro (korak Vprašalnik); ✏️ Uredi podatke odpre običajne korake, pasica nad njimi pa vas vrne na potrditev. Zaslon se pokaže le, če plan nosi standard, dovoljeno vrsto presoje, naziv, datum in vsaj enega presojevalca — sicer se presoja odpre v običajnih korakih in obvestilo pove, kaj manjka. Presoje, ki jih začnete zunaj plana, so nespremenjene.
• Presoja se shranjuje sama — nekaj sekund po tem, ko prenehate tipkati, in ob vsakem premiku med koraki (tudi ‹ Nazaj). Spodaj desno se za trenutek pokaže Shranjeno. Nadaljujete lahko kadar koli pozneje, na katerem koli računalniku.
• Če bi zapustili stran z neshranjenim delom (zaprtje zavihka, osvežitev), vas program vpraša za potrditev. Kadar je vse shranjeno, vprašanja ni.
• Če shranjevanje ne uspe, obvestilo spodaj desno ostane na zaslonu in pove, zakaj: da je presoja zaklenjena, da je povezava prekinjena ali da je posnetek presoje prevelik (najpogosteje zaradi velikega videa ali številnih fotografij — odstranite največji dokaz in poskusite znova). Dokler piše napaka, sprememba ni shranjena; ne zapirajte zavihka.
• Če po izračunu plana spremenite ure ali hitrost, program pove, da plan ni več veljaven, in ga umakne z zaslona — kliknite 📐 Izračunaj plan presoje, da nastane znova.
• Če je vklopljen AI, lahko ugotovitev tudi narekujete — govorite, program zapiše.
• Lastno vprašanje. Če vgrajeni nabor kake zahteve vaše hiše ne pokrije, jo v koraku Obseg in vprašanja dodate z gumbom ＋ Lastno vprašanje: izberete standarde, klavzulo in razdelek ter vpišete vprašanje in dokazila. Vprašanje se odkljukano pridruži tej presoji in ga v vrstici označuje značka Lastno, shrani pa se v šifrant organizacije (Plan presoj → ❓ Lastna vprašanja), kjer ga urejate, prevedete v druge jezike in po potrebi deaktivirate. Vprašanja, ki ga nosi že shranjena presoja, ni mogoče izbrisati, ampak samo deaktivirati — besedilo v opravljeni presoji ostane tako, kot ste ga ocenili.
• Ko presojo zaključite, se zaklene 🔒 in je ni več mogoče spreminjati (to je dokaz).
• Iz neskladnosti lahko z enim klikom nastane korektivni ukrep (CAPA).

Ukrep (korektivni ali preventivni, KU/PU, angl. CAPA) je naloga, da se neka napaka odpravi in ne ponovi. Modul se v programu imenuje 🔧 Ukrepi, na domači strani so vaši v stolpcu Moji ukrepi. Ko vam ga nekdo dodeli, dobite obvestilo.

Seznam: kdor ukrepe le bere (zaposleni), ima vklopljeno 👤 Samo moji — seznam in števci nad njim (Odprto, V izvedbi, Zamude …) štejejo samo njegove ukrepe; ✕ Ponastavi filtre počisti, »Samo moji« pa ostane. Napredni filtri (vir, referenca, oseba, obdobje, arhivirani) so za gumbom ⚙ Filtri. Ploščici Zamude › in Čaka moje preverjanje › sta filtra. Če filtri ne najdejo ničesar, piše »Ni zadetkov za izbrane filtre« z gumbom ✕ Počisti filtre. Excel izvoz in Analitika sta za tiste, ki ukrepe urejajo.

Nov ukrep: okno + Korektivni / + Preventivni je kratko — vidite tip, opis problema, odgovorno osebo in rok. Vir, vzrok, predlagani ukrep, povezave (presoja, pritožba, dobavitelj, ponovitev), metoda analize in opombe so pod vrstico Več podrobnosti (neobvezno); ob predizpolnitvi iz presoje, pritožbe ali prijave in pri urejanju že izpolnjenega ukrepa so podrobnosti odprte same.

Prevzem in vrnitev: nedodeljen ukrep vzamete v delo z gumbom 🙋 Vzemi v delo — takoj ste vpisani kot odgovorna oseba. Če ukrep ni za vas, ga z ↩ Vrni in razlogom vrnete: postane nedodeljen, obvestilo dobita avtor ukrepa in administratorji. Tudi kdor je ukrep vrnil, ga lahko pozneje znova vzame v delo in je spet odgovorna oseba.

Kako ga vodim (statusi po vrsti; gumb za naslednji korak, npr. ▶ Začni izvedbo, je vedno na vrhu podrobnosti, tik pod potekom statusov):

1. Odprto — ukrep ste prejeli.
2. V izvedbi — začnete delati; sproti vpisujte, kaj ste naredili.
3. Preverjanje — nekdo drug preveri, ali je ukrep res deloval (glej »Preverjevalec« spodaj). Ko ste za preverjevalca določeni vi, dobite obvestilo — tudi če vas nekdo določi šele takrat, ko je ukrep že v preverjanju — ukrep pa se pokaže med Mojimi ukrepi na domači strani z oznako »🔍 čaka moje preverjanje«, čeprav zanj niste odgovorna oseba.
4. Zaprto — naloga je končana.

Preverjevalec učinkovitosti (od 15.09.2026): ko kliknete 🔍 Pošlji v preverjanje, program vpraša, kdo bo preveril, ali je ukrep deloval — oseba ali organizacijska enota (pri enoti preverja njen nosilec oz. odobritelji, enako kot pri dokumentih). Predlagan je vodja kakovosti, sicer avtor ukrepa ali enota odgovorne osebe; brez izbire prehod ni mogoč. Preverjevalec dobi obvestilo, ukrep pa se mu pokaže na ploščici 🔍 Čaka moje preverjanje (klik nanjo filtrira seznam). Samo preverjevalec (ali skrbnik) sme vpisati ugotovitve preverjanja, potrditi izid merila in ukrep zaključiti — odgovorna oseba svojega ukrepa ne more sama »preveriti«; če poskusi, program pove, kdo sme. Preverjevalca lahko avtor ukrepa ali skrbnik spremeni v podrobnostih (klik na Preverjevalec učinkovitosti) ali v obrazcu ✏ Uredi. Opomnik po izteku okna opazovanja gre preverjevalcu in skrbnikom. Preverjevalec je izpisan v seznamu, podrobnostih in v PDF izpisu (podpisno mesto).

Vodja kakovosti (od 15.09.2026): skrbnik organizacije določi vodjo kakovosti na strani CAPA (vrstica nad seznamom; dokler ni določen, tam stoji opozorilo) ali v skrbniškem pregledu organizacij. Vodja kakovosti dobi obvestilo o vsakem novem ukrepu — ne glede na to, kdo ga je odprl in iz katerega modula (ročni vnos, presoja, neskladen izhod, vodstveni pregled, zakonodaja, zunanji dokument); če ga je vnesel sam, obvestila ne dobi. Če vodja ni določen, obvestila dobijo skrbniki. Vodja kakovosti je tudi privzeti preverjevalec in podpisnik »Vodja kakovosti« v PDF izpisu ukrepa.

Urejanje s klikom (od 15.09.2026): v podrobnostih ukrepa kliknite na vrednost (opis problema, analiza vzroka, predlagani ukrep, opombe, rok izvedbe, odgovorna oseba) ali na pero ✏ ob njej — polje se odpre na mestu, Shrani ali Prekliči (Enter oz. Ctrl+Enter shrani, Esc prekliče). Podrobnosti ostanejo odprte, shrani se samo spremenjeno polje. Urejanje je na voljo, če ukrep smete urejati; zaprt ukrep se ne ureja. Gumb ✏ Uredi za celoten obrazec ostaja.

• Priložite lahko fotografije in dokumente (📎).
• Pazite na rok — program opozori pred iztekom in ob zamudi.
• Če ukrepa ne morete izvesti, ga z razlogom vrnete; skrbnik ga bo dodelil komu drugemu.

Kako poiščem vzrok — dve poti do istih orodij:

1. Pri novem ukrepu: v obrazcu + Korektivni / + Preventivni pod poljem »Analiza vzroka« kliknite ploščico 5 Zakaj ali Ishikawa (eno od obeh) in po potrebi še ploščico 8D poročilo, ki je dodatek k izbrani metodi. Ko kliknete Ustvari, se okno analize odpre samo — verigo, ribjo kost ali discipline izpolnite takoj.
2. Pri obstoječem ukrepu: v seznamu kliknite vrstico ukrepa, da se odprejo podrobnosti; pomaknite se do razdelka 🔬 Metoda analize vzroka (pod »Analiza vzroka«) in kliknite Odpri. Metod ni v obrazcu »Uredi ukrep« — tam je le prosto besedilo.
3. Ponovitev iste napake: v obrazcu ukrepa (nov ali ✏ Uredi) pri Ponovitev prejšnjega ukrepa izberite prejšnji ukrep (iskanje po številki ali opisu). Pod analizo vzroka se pokaže opozorilo, da ponovitev zahteva poglobljeno analizo (5 Zakaj ali Ishikawa); v podrobnostih razdelek 🔁 Ponovitve pokaže, česa je ukrep ponovitev in kje se je problem ponovil.

V oknu analize:

• 5 Zakaj — vprašanje »zakaj« ponavljate, dokler ne pridete do vzroka, ki ga je mogoče odpraviti. Vsak odgovor je izhodišče naslednjega vprašanja; člen, ki je korenski vzrok, označite.
• Ishikawa (ribja kost) — vzroke iščete po šestih smereh: ljudje, stroji, material, metode, meritve, okolje. Smer, ki jo pustite prazno, ostane vidna — pove, da je niste pogledali.
• 8D — ogrodje poročila v osmih korakih (D1–D8), ki ga zahtevajo nekateri kupci v avtomobilski in strojni panogi. Ni metoda iskanja vzroka (iskanje vzroka je v njem korak D4), zato je prikazan kot dodatek: ploščico 8D vklopite poleg 5 Zakaj ali Ishikawe, ne namesto njiju.
• Takojšnji (zadrževalni) ukrep — kaj je škodo zaustavilo, še preden je bil vzrok znan (npr. zadržana serija). Čas prvega vpisa se zabeleži in se pozneje ne premakne.
• Ponovitve — program poišče podobne prejšnje primere in jih ponudi; povezavo potrdite vi. Če se je isti problem že pojavil, ukrep tega ne sme prezreti — prejšnji očitno ni odpravil vzroka.
• Kategorija vzroka — v katero od šestih smeri (ljudje, stroji, material, metode, meritve, okolje) ali »drugo« sodi korenski vzrok. Pri Ishikawi se izpolni sama iz označenega korenskega vzroka. Iz nje nastane Pareto v zavihku Analitika: kateri vzroki povzročajo največ težav (temnejši stolpci so tisti, ki skupaj dajo prvih 80 %).
• Ocena resnosti (RPN) — tri ocene od 1 do 5: resnost posledice, pogostost pojavljanja in (ne)zmožnost odkrivanja. Program jih zmnoži v RPN (1–125) in ga pokaže tudi v seznamu ukrepov: visoka (60 in več) pomeni »ta ukrep je na vrsti prvi«.
• Je / Ni — štiri vrstice (kaj, kje, kdaj, koliko): kaj JE prizadeto in kaj primerljivega NI. Razlika med stolpcema pokaže, kje iskati vzrok (npr. »nočna izmena JE, dnevna NI« → vzrok je v pogojih nočne izmene).
• Preverjanje učinkovitosti z merilom — vpišite merljivo merilo (npr. »0 ponovitev v 90 dneh«, »izmet pod 1 %«) in okno v dneh. Okno se začne ob shranjevanju; če se v njem pojavi podoben nov primer, program preverjanje označi kot ogroženo. Ko okno poteče, vas program opomni (tudi v Planerju), vi pa s gumbom potrdite izid: uspešno ali neuspešno. Neuspešen izid pomeni, da vzrok ni bil odpravljen — ukrepa ne zapirajte kot uspešnega.

Dodeljeno pritožbo vodite po korakih, ki jih je določilo podjetje: odprta → v obravnavi → zaprta.

1. Preberite pritožbo in vpišite, kaj ste ugotovili.
2. Če je treba odpraviti vzrok, v podrobnostih pritožbe v razdelku 🔧 Povezani ukrepi (CAPA) kliknite + Ukrep: odpre se nov korektivni ukrep z virom »Pritožba« in izbrano pritožbo. Vsi ukrepi, odprti zaradi pritožbe, so nato izpisani v tem razdelku (številka, status, rok) — tudi starejši, ki imajo v »Referenci vira« vpisano številko pritožbe.
3. Ob zaključku se (če je tako nastavljeno) stranki samodejno pošlje obvestilo o rešitvi.

Pri novi pritožbi v polje Vlagatelj (podjetje ali oseba) vpišete, kdo se je pritožil; pri viru Dobavitelj izberete le dobavitelja. Ploščice nad seznamom štejejo vse pritožbe podjetja, ne glede na filtre (»Povp. dni reš. (vse)«). Na telefonu so izbirniki pod gumbom ⚙ Filtri, pritožbe pa so kartice.

Sled odločitve: na dnu podrobnosti pritožbe je časovnica postopka — kdo in kdaj jo je prevzel, dodelil ali vrnil, ji spremenil status ali rok, jo zaključil ali ponovno odprl, s komentarjem. Zaključek in ponovno odprtje sta posebej označena; vidnih je zadnjih pet dogodkov, ostali so za gumbom Prikaži vse (n).

Sem vpišete izdelek ali storitev, ki ne ustreza zahtevam — odkrito ob prevzemu, med delom, na končni kontroli ali pri kupcu. To ureja pravilo ISO 9001, točka 8.7.

1. Zapišite dejstvo: kaj je narobe, kje ste to opazili, po želji količino, šaržo in oceno stroška.
2. Izberite odločitev (dispozicijo): popravilo, predelava, izmet (zavržemo), koncesija (kljub odstopanju spustimo naprej), vrnitev dobavitelju ali prekvalifikacija. Program zabeleži, kdo je odločil.
3. Pri popravilu ali predelavi je obvezno ponovno preverjanje, da je zdaj v redu — brez tega zapisa ne morete zaključiti.
4. Pred zaključkom presodite, ali je potreben korektivni ukrep, da se ne ponovi. Če da, kliknite → Ustvari CAPA.
5. Zaključite: ob kliku ✔ Zaključi zapis program najprej našteje vse, kar še manjka (rdeče, s kazalcem v prvem polju); potrditveno okno se odpre šele, ko je vse izpolnjeno. Zaključen zapis pokaže, kdo ga je zaključil in kdaj (»Zaključil: ime, datum« — v kartici, registru, PDF in Excelu) ter kdaj je bila določena dispozicija. Ob ponovnem odprtju se podatek o zaključku pobriše.

Sled odločitve: v podrobnostih zapisa razdelek Sled odločitve našteje vse odločitve od najnovejše naprej — kdo in kdaj je določil ali spremenil dispozicijo, ocenil potrebo po ukrepu, spremenil status, zaključil ali znova odprl zapis (s prejšnjo in novo vrednostjo). Vidnih je zadnjih pet, gumb Prikaži vse (n) pokaže ostale. Pri starejših zapisih, ki so nastali pred sledjo, so čas in oseba prebrani iz zapisa (oznaka »iz podatkov zapisa«). Po kliku ✔ Zaključi zapis okno ostane odprto: zgoraj je sporočilo »Zapis je zaključen«, polja so samo za branje, ob polju Odobril je čas določitve dispozicije; za spremembe zapis ponovno odprete.

Obvestilo dobavitelju: v razdelku ✉️ Obvesti dobavitelja ali sodelavca začnite tipkati ime — program ponudi dobavitelje in sodelavce vašega podjetja. Dodate lahko tudi ročni e-naslov in s kljukico pošljete kopijo sebi. Vsako pošiljanje se zabeleži (datum, prejemniki, besedilo) kot dokaz.

Prijava neskladja za zaposlene: neskladje sme prijaviti vsak, ki modul vidi — tudi na ravni »bere« (privzeti profil Zaposleni): na domači strani ⚠️ Prijavi → Izdelek ali material ni v redu (ali nad registrom ⚠️ Prijavi neskladje). Prijavitelj vpiše le kaj, opis, kdaj, kje, količino in fotografijo; zapis dobi številko, vodja kakovosti in skrbnik organizacije pa obvestilo. Dispozicijo, strošek, dobavitelja, obveščanje in zaključek vpiše, kdor modul ureja. Kdor modul samo bere, ne vidi stroškov, opisa obveščanja kupca in dnevnika poslanih obvestil.

Nov zapis na hitro: v oknu + Nov zapis so vidna le tri obvezna polja (kaj je neskladno, kje je bilo odkrito, opis) in datum odkritja; lokacija, dobavitelj, količina, šarža, strošek in pritožba so pod Več podrobnosti (neobvezno).

V modulu 🛠️ Oprema vodite en register za vso opremo, ki jo je treba redno preverjati: merilne naprave, delovno opremo, dvižne naprave in viličarje ter vozila. Vsak kos ima svojo klasifikacijo, ta pa pove, kako se pri njej imenuje periodični pregled (Kalibracija, Periodični pregled, Tehnični pregled …), kako pogosto je privzeto na vrsti in katera dodatna polja se izpolnjujejo. Program pripravi štiri klasifikacije sam (Merilna oprema, Delovna oprema, Dvižne naprave in viličarji, Vozila) — skrbnik lahko doda svoje in jim poimenuje poljubna dodatna polja (npr. »Nosilnost«, »Inventarna št.«) prek gumba ⚙️ Klasifikacije.

Seznam obarva barvni semafor:

• 🟢 zeleno — pregled ali kalibracija velja,
• 🟡 rumeno — poteče v 30 dneh,
• 🔴 rdeče — pregled ali kalibracija je zamujena,
• ⚪ sivo/brez — klasifikacija te opreme periodičnega pregleda ne zahteva.

Če ste skrbnik, dobite opomnik 30 in 7 dni pred rokom.

Kako vnesem pregled ali kalibracijo:

1. Odprite opremo in kliknite + Vnesi kalibracijo (oz. + Vnesi pregled, kadar klasifikacija ni merilna). Bližnjica: pri merilni opremi, ki je zamujena ali se ji rok izteka, je v vrstici registra gumb ⚖️ Kalibriraj, ki odpre opremo z že odprtim obrazcem.
2. Vnesite datum, rezultat in izvajalca ter priložite potrdilo / certifikat (PDF).
3. Program shrani zapis in sam izračuna, kdaj je naslednji rok.

Vozila imajo poleg tega vgrajena polja: registrska oznaka, VIN, veljavnost registracije in zavarovanja ter stanje kilometrov. Roku registracije in zavarovanja program prav tako sledi z barvno oznako in vas opomni 30 in 7 dni pred iztekom.

Vzdrževanje (ISO 9001 §7.1.3): v podrobnostih opreme je razdelek 🔧 Vzdrževanje, kjer za vsak kos pripravite načrt preventivnega vzdrževanja — več opravil na stroj, vsako s svojim intervalom v dneh (tedensko mazanje, četrtletna menjava filtra, letni servis), odgovorno osebo in navodilom. Ko je opravilo narejeno, kliknete ✅ Izvedeno in vpišete datum, izvajalca, trajanje, strošek in ugotovitve; program sam premakne naslednji rok. Izvedbe se ne brišejo (dokaz vzdrževanja). Opravilo z zamujenim rokom je v registru označeno 🔧 vzdrževanje zamujeno, odgovorna oseba dobi opomnik na dan roka (pri daljših intervalih tudi 7 dni prej), ob zamudi pa dnevno skupaj s skrbniki organizacije.

Okvare in popravila: v razdelku ⚠️ Okvare in popravila s klikom na + Prijavi okvaro zabeležite, kdaj je oprema odpovedala, kaj se je zgodilo in ali je stala. Odprta okvara z zastojem postavi opremo v status V popravilu — okvara in obvesti skrbnika opreme, odgovorne za vzdrževalna opravila na njej in vodjo kakovosti (z lokacijo opreme; pri zastoju e-pošta odide takoj, ne glede na dnevni povzetek). K prijavi lahko priložite fotografije, video ali dokumente (do 10 datotek; na telefonu gumb odpre kamero ali galerijo) — slike in PDF gredo tudi kot priloge e-pošte obvestila, video in večje datoteke kot povezava v aplikacijo. Kdor okvaro rešuje, klikne 🙋 Prevzamem — prijavitelj in skrbnik vidita, kdo jo rešuje. Če okvare z zastojem v 2 urah od prijave ne prevzame nihče, se eskalira vodji kakovosti in skrbnikom organizacije (enkrat, z e-pošto); zastoj, ki traja več kot en dan, dobi dnevni opomnik. Ko je popravljena, dogodek ✔ Zaključite z vzrokom, ukrepom, izvajalcem, stroškom in dokazili o popravilu (račun servisa, poročilo, fotografija) — oprema se vrne v uporabo, ure zastoja se izračunajo same, prijavitelj, skrbnik in reševalec pa dobijo obvestilo o zaključku z dokazili. Priloge lahko kadar koli dodate z 📎 Dodaj prilogo pri dogodku ali izbrišete s križcem. Z gumbom → Ukrep (CAPA) pri okvari ustvarite korektivni ukrep, predizpolnjen iz prijave, ali okvaro povežete z obstoječim odprtim ukrepom; ukrep se z okvaro poveže sam. Gumb 🔧 Vzdrževanje nad registrom odpre pregled vse opreme z gumboma ➕ Opravilo in ⚠️ Okvara, vseh opravil (najprej zamujena), odprtih okvar in kazalnikov: število okvar, ure zastoja in stroški po mesecih. Roki vzdrževanja so tudi v 🗓️ Planerju, v izpisu PDF pa jih vklopite kot sekcijo »Vzdrževanje in okvare«.

QR nalepke za prijavo s telefonom: v podrobnostih opreme kliknite 🏷️ Natisni QR nalepko (en kos) ali nad registrom 🏷️ Natisni QR nalepke (vsa oprema po trenutnem filtru). Izberite format — A4 plakat, Avery L7169 (4 na polo), Avery L7160 (21 na polo) ali mini Avery L7651 (65 na polo) —, število nalepk na kos in pri načeti poli številko prvega praznega mesta, nato prenesite PDF in ga natisnite v dejanski velikosti. Kdor nalepko skenira s telefonom, se prijavi in dobi že odprt obrazec za prijavo okvare te opreme. Z Obnovi žeton stare nalepke razveljavite. Katere nalepke kupiti, piše v Navodilih.

Prijava okvare za vse zaposlene: okvaro stroja sme prijaviti vsak, ki ima modul Oprema v profilu dostopa — tudi na ravni »bere« (privzeti profil Zaposleni jo ima). Zaposleni po skeniranju QR nalepke dobi en sam zaslon enotne prijave brez registra: na vrhu kartica PRAVE opreme (oznaka, naziv, lokacija), opozorilo, če je okvara že prijavljena, izbrana vrsta Stroj ali naprava ne dela, vprašanje Ali stroj stoji? *, Kratek opis * in fotografija s telefona; po 📣 Pošlji prijavo vidi potrditev »Prijava je oddana« z oznako opreme, skrbnik opreme pa dobi obvestilo. Na istem zaslonu lahko izbere tudi nezgodo, neskladje ali drug problem — oprema se tedaj prenese v polje »Kje?«. Vzrok, popravilo, stroške in zaključek vpiše, kdor okvaro reši (raven »ureja«). Kdor modula Oprema nima, dobi sporočilo »Modul Oprema vam ni omogočen« z napotkom, naj okvaro sporoči vodji ali prek »⚠️ Prijavi« na domači strani, gumb ⚠️ Prijavi drugače in Na domačo stran.

Izpis registra: gumb 🖨️ Izpis registra (PDF) nad registrom pripravi register opreme za presojo (po izbrani klasifikaciji).

Ko izpis ne uspe: če PDF registra ali QR nalepk ni mogoče pripraviti, na dnu zaslona ostane rdeče obvestilo »Izpisa ni bilo mogoče pripraviti« z vzrokom, gumbom ↻ Poskusi znova in kodo zahteve. Če se ponovi, kodo pošljite na podpora@ekakovost.si.

V modulu Usposabljanja vidite usposabljanja, ki so razpisana za vas.

Če ima usposabljanje kviz, ga rešite. Uspešno opravljen kviz se samodejno zabeleži kot vaša udeležba in šteje v vašo usposobljenost (matriko kompetenc).

Kdor ima na modulu raven dostopa »ureja« (npr. vodja kakovosti) ali je skrbnik, vidi še gumbe + Novo usposabljanje, + Vpiši udeležbo, ✏️ Uredi in 👥 Kdo to potrebuje; z ravnjo »bere« katalog in udeležbe le gledate.

Po Ustvari pri novem usposabljanju se takoj odprejo njegove podrobnosti z gumbom + Vpiši udeležbo v ospredju — udeležbo vpišete brez iskanja vrstice v katalogu. Napake (npr. manjkajoč naziv) so v rdečem obvestilu.

Nad katalogom je iskalno polje (po nazivu ali izvajalcu), nad matriko kompetenc pa izbirnik Pokaži: — Poteče v 30 dneh, Poteče v 60 dneh ali Poteklo ali ni opravljeno pokaže le zaposlene, ki jim je treba usposabljanje obnoviti. Gumb + Novo usposabljanje je desno ob naslovu, zavihki pogledov so pod njim.

V modulu ⚖️ Zakonodaja spremljate predpise, ki veljajo za vaše podjetje. Ko se predpis spremeni (nova novela), program to zazna in ustvari dogodek, ki ga je treba oceniti. To pokriva zahtevo ISO 9001 glede obveznosti skladnosti.

Kartice na vrhu filtrirajo seznam (npr. Nove spremembe, Ocene v zamudi, Odprti ukrepi). Odprite dogodek in po vrsti:

1. Ocenite vpliv: ali je sprememba za vas relevantna, kako močno vpliva (nizka–kritična) in ali ste zdaj neskladni. Obrazložitev je obvezna.
2. Dodajte ukrepe z odgovorno osebo in rokom, če je treba kaj urediti.
3. Priložite dokazila (besedilo, datoteka, povezava na dokument, usposabljanje, CAPA …), s katerimi izkažete skladnost.
4. Pri velikem vplivu gre ocena skozi odobritev druge osebe (načelo štirih oči); zaključite šele, ko ni več odprtih ukrepov.

Uvoz predpisa: z gumbom + Uvozi predpis iz PISRS poiščete in dodate predpis (nastavite lastnika, področje, ISO klavzulo in pogostost pregleda). Celoten register izvozite v PDF z gumbom 📄 Izvozi PDF.

Kdor spremembe ne obravnava (ni skrbnik ne odgovorna oseba), vidi oceno kot izpis — relevantnost, vpliv, obrazložitev, odgovorna oseba, rok (»še ni ocenjeno«, dokler je ni) — ne obrazca. Zaklenjena polja so v vseh modulih siva. Stolpca SOP in MOPED ID sta v tabeli le, kadar imajo predpisi podatke iz PISRS; senca na desnem robu pove, da tabela drsi naprej do stolpca Skladnost. Glava za skrbnika pove, koliko predpisov se samodejno spremlja v PISRS, koliko sprememb še ni pregledanih in kdaj je bilo zadnje preverjanje. Pri predpisu z MOPED ID je v tabeli in v podrobnostih povezava Odpri v PISRS ↗, ki v novem zavihku odpre stran predpisa v PISRS.

Nezgodo ali skoraj nezgodo pri delu lahko prijavi vsak, ki modul vidi (raven »bere«, tudi privzeti profil Zaposleni): na domači strani ⚠️ Prijavi → Nekdo se je poškodoval ali skoraj ali na strani modula + Prijavi nezgodo. Kratek obrazec vpraša le, kaj se je zgodilo, ali je šlo za nezgodo ali skoraj nezgodo, kdaj, kje in kako; po Pošlji prijavo se pokaže »Dogodek prijavljen.«. Prijavitelj ste vi. O vsaki novi nezgodi ali skoraj nezgodi takoj izvesta vodja kakovosti in skrbnik organizacije.

Podatke o poškodovancu, vzrok, obveščanje inšpekcije, urejanje in zaprtje vpiše oseba z ravnjo »ureja«. Na njenem obrazcu so ti podatki zloženi v Podrobnosti (lahko dopolnite pozneje); ko je prijava inšpekciji obvezna, se razširijo sami.

V modulu 🌿 Okolje (ISO 14001) vodite okoljske vidike, obveznosti skladnosti, incidente, nevarne snovi in drugo. Tri stvari, ki jih presojevalec najpogosteje vpraša:

• Kdaj in kdo je vidik nazadnje pregledal? Na kartici vidika piše Zadnje vrednotenje: datum · ime. Gumb Zgodovina ocen pokaže vsa vrednotenja (ocene po merilih, izid, opomba). Če ste vidik pregledali in se ni nič spremenilo, kliknite ✓ Potrdi pregled brez sprememb — v zgodovino se zapiše današnji pregled, ocene ostanejo. Zapisov ni mogoče spreminjati.
• Kako povežem ukrep? Pri obveznosti z ugotovljenim odstopanjem in pri incidentu kliknite + Ukrep, izberite obstoječi ukrep po številki ali opisu in kliknite Poveži ukrep. Če ga še ni, + Ustvari nov ukrep odpre obrazec ukrepa z izpolnjenim virom v novem zavihku; po shranjevanju kliknite ↻ Osveži seznam in ga izberite. Povezani ukrepi so na kartici s številko in statusom.
• Snov z več številkami CAS: v polje Številke CAS vpišite vse, ločene z vejico. Iskanje na zavihku Nevarne snovi najde snov po katerikoli od njih.

Značka vidika pove celo besedo: neposreden vidik (obvladujete ga sami), posreden vidik (nanj le vplivate, npr. pri dobaviteljih) ali neposreden in posreden vidik; razlaga je v namigu ob znački. Na ozkem zaslonu vrstica zavihkov drsi vodoravno — rob, za katerim so še zavihki, zbledi (enako na strani Varnost in zdravje pri delu).

Če že delate po ISO 9001 ali ISO 14001 in prehajate na novo izdajo, vas Prehod standarda pelje po klavzulah: za vsako pove, kaj pregledati, vi pa označite Odprto, V teku, Opravljeno ali Ni relevantno. Zgoraj ves čas vidite odstotek napredka.

Če imate več standardov, jih zgoraj izberete v spustnem seznamu — vsak ima svoj napredek in svoj odstotek.

Za »ni relevantno« je obvezna utemeljitev. To ni sitnost programa — izključitev brez zapisanega razloga pri presoji ne vzdrži, zato je bolje, da razlog zapišete zdaj, ko ga še veste.

Dokazila. K vsaki postavki lahko priložite datoteko (zapisnik, popravljen dokument) ali pa samo zapišete, kje dokazilo je. Brez tega je odstotek le kljukica — čez pol leta nihče, niti vi, ne bo vedel, na podlagi česa je bila postavka zaprta.

Izpis (PDF). Gumb »Izpiši stanje« pripravi poročilo za vodstvo ali certifikacijsko hišo: kje ste, kaj še manjka, kaj ste izključili in zakaj.

Pri besedilnih poljih se pokaže gumb ✨. Ta vaš zapis preoblikuje v jasnejšo obliko, primerno za dokumentacijo — iz »stroj spet nagaja« nastane razumljiv opis dogodka.

Pisati vam torej ni treba »lepo«. Napišite po domače, kar se je zgodilo, in pustite, da vam pomaga urediti.

Poročilo o pregledu delovne opreme, kalibracijski certifikat, potrdilo o usposabljanju ali izpolnjen obrazec ocene dobavitelja vam ni treba več prepisovati na roko. V registrih 🛠️ Oprema, 🎓 Usposabljanja in 🏭 Dobavitelji je ob gumbu za nov vnos gumb ✨ Uvozi iz dokumenta. Vidite ga, če ima podjetje vklopljen AI in smete register urejati.

1. Kliknite ✨ Uvozi iz dokumenta in izberite datoteko: PDF ali slika (JPEG, PNG, WebP), največ 20 MB. Dovolj je tudi fotografija s telefonom, če je besedilo berljivo.
2. AI dokument prebere — pri daljšem poročilu to traja do minute. Ena datoteka ima lahko več postavk (npr. 30 kosov opreme v enem poročilu).
3. Odpre se pregledna tabela: ena vrstica za vsako postavko. Podatke lahko v vrstici popravite. Značka zanesljivost (visoka / srednja / nizka) pove, kako gotov je bil AI pri branju.
4. V stolpcu Vpiši v za vsako vrstico izberete, v kateri zapis gre: enega od predlaganih zapisov (z nazivom, oznako in odstotkom podobnosti), ➕ nova (pri opremi — doda nov kos opreme) ali ⏭ preskoči.
5. Pri usposabljanjih v vsaki vrstici izberete še usposabljanje iz kataloga; pod izbiro je za primerjavo besedilo iz dokumenta. Če ga program v katalogu ni našel, je izbira prazna.
6. Kliknite ✓ Potrdi izbrane. Na koncu vidite za vsako vrstico izid: vpisano, preskočeno ali napaka z razlogom. Z gumbom Zapri se register osveži.

Kaj pomenijo opozorila (rumeni okvir nad tabelo in obarvane vrstice):

• Več postavk — dokument vsebuje več postavk; preglejte vsako, ne le prve.
• Brez ujemanja — AI v vašem registru ni našel zapisa, h kateremu postavka sodi. Izberite ga sami, dodajte novega (kjer je mogoče) ali vrstico preskočite.
• Več ujemanj — postavki ustreza več zapisov (npr. dve tehtnici istega modela). Program ne izbere namesto vas; izberite pravega.
• Dvojnik — ista postavka je za ta datum že vpisana. Preverite, ali ne uvažate istega dokumenta drugič. Takšne vrstice program ne vpiše, razen če jo preskočite ali označite Vseeno vpiši (npr. dva pregleda istega dne).
• Usposabljanja ni v katalogu (potrdila in liste prisotnosti) — AI je osebo morda našel, usposabljanja pa ne (ali pa je v katalogu več podobnih). V polje Usposabljanje v katalogu (ID) vpišite ID usposabljanja iz kataloga ali vrstico preskočite; brez tega se udeležba ne vpiše.
• Ne ustreza — pregled je pokazal, da oprema ne ustreza (ali ustreza omejeno). Takšna vrstica dobi obvezno polje Obravnava vpliva: zapišite, kaj rezultat pomeni za meritve in izdelke od zadnjega pregleda in kaj boste ukrenili.
• Nizka zanesljivost in rdeče obrobljena polja — AI vrednosti ni mogel potrditi (npr. datum ni bil berljiv), zato je polje prazno. Vpišite ga ročno iz dokumenta.

Standard zahteva, da podjetje pozna svoje procese in ve, kako se povezujejo. Modul Poslovni procesi to zbere na enem mestu — in kar je najpomembnejše, zemljevida ne rišete ročno: sestavi se sam iz tega, kar vpišete.

Procesna kartica je opis enega procesa: čemu služi, kdo ga vodi, kaj vanj pride (vhodi) in kaj iz njega pride (izhodi), s čim se meri uspešnost in katera tveganja ga spremljajo.

Vhodi in izhodi so ista stvar. Izhod nabave (»prevzeti material«) je vhod proizvodnje. Zato se vpiše enkrat — če bi se vpisoval dvakrat, bi se opisa slej ko prej razšla, in prav to presojevalec zapiše kot neskladje.

Odprt konec ni napaka. Če ste izhod vpisali, še ne veste pa, kdo ga prevzame, ga pustite odprtega. Program vam bo predlagal povezave, kjer opazi ujemanje — predlog potrdite ali zavrnete vi. Sam ne poveže ničesar, ker bi po imenih zlahka povezal narobe.

Če vam je lažje po korakih: čarovnik vas skozi kartico pelje vprašanje za vprašanjem. Če želite risati: diagram poteka s pasovi po oddelkih (kdo kaj naredi in kdaj se delo preda naprej) je na voljo v urejevalniku.

Ustvari zdaj, dopolnim pozneje: v čarovniku + Nov proces je od 2. koraka naprej gumb Ustvari zdaj, dopolnim pozneje — proces se ustvari z že vpisanim (ime, oznaka in kar ste izpolnili) in odpre, ostalo dopolnite na kartici.

Modul 🗓️ Planer zbere vse pomembne roke iz celotnega sistema na eno stran: veljavnosti in revizije dokumentov, roke presoj, ocene dobaviteljev, preglede in kalibracije opreme, roke ukrepov (CAPA), pregledov tveganj in ocen zakonodajnih sprememb.

Roki so obarvani po nujnosti (zamujeno / kmalu / v redu), tako da na prvi pogled vidite, kaj potrebuje pozornost. Prikažejo se samo roki iz modulov, ki jih ima vaše podjetje vklopljene.

Odpiranje roka: klik na vrstico (na tipkovnici Tab in Enter) odpre zapis v njegovem modulu — ukrep, dokument, presojo, usposabljanje, dobavitelja, opremo, pritožbo, tveganje ali zakonodajno spremembo; pri Okolju, Varnosti in zdravju pri delu, Kontekstu in Uvedbi pripelje na pravi zavihek. Puščica › skrajno desno pove, da je vrstica klikljiva.

V 👤 Uporabniki dodajate in urejate ljudi v svojem podjetju. Vsaka oseba je bodisi skrbnik (sme vse v podjetju: nastavitve, uporabnike, vse module) bodisi uporabnik — ta sme natanko to, kar mu dajo profili dostopa (glej naslednje poglavje). Drugih vlog ni.

Kako dodam osebo:

1. Kliknite + Dodaj uporabnika in vnesite ime ter e-naslov.
2. Izberite profil dostopa — je obvezen. Brez profila oseba po prijavi ne vidi nobenega modula. Lahko izberete tudi več profilov; dostopi se seštejejo.
3. Določite začetno geslo in osebi povejte, naj ga ob prvi prijavi zamenja (pod 🔒 Varnost).

Oseba je pozabila geslo: če si ga ne more ponastaviti sama (Pozabljeno geslo? na prijavni strani), ji na kartici kliknite ✏️ Uredi, pri Ponastavitev gesla vpišite začasno geslo (vsaj 12 znakov) in kliknite Nastavi geslo. Oseba je odjavljena z vseh naprav; geslo ji sporočite po varni poti in naj si ga po prijavi zamenja pod 🔒 Varnost. Ponastavitev se zapiše v revizijsko sled.

Info zaslon: na vrhu zavihka 📺 Info zaslon so gumbi Kazalniki, Oglasna deska in Računi zaslonov, ki vas prestavijo naravnost do posameznega dela dolgega zavihka.

Besedilno obvestilo brez slike: na kartici Oglasna deska kliknite + Obvestilo, vpišite naslov (npr. »Kolektivni dopust od 28. 12.«), po želji besedilo (do 1000 znakov, prelomi vrstic ostanejo), sekunde na zaslonu, prikaz (čez cel zaslon ali v enem polju) in Velja od / Velja do, nato kliknite Objavi obvestilo. Desno (na telefonu pod polji) je predogled — zaslon obvestilo izriše natanko tako, v temi izbranega zaslona: naslov velik (vsaj 56 točk), besedilo vsaj 40 točk; če besedilo ne gre cel na zaslon, se samodejno pomanjša do 28 točk. S kljukico Takoj dodaj v vrtenje gre obvestilo v spored izbranega zaslona, sicer ga tam označite v seznamu. Obvestilo v seznamu popravite z Uredi. Obvestilo je na steni vidno vsem — ne vpisujte osebnih podatkov. Za obvestila ni treba nastaviti shrambe datotek.

»⚠ Datoteke ni mogoče naložiti«: ta oznaka na mediju oglasne deske pomeni, da datoteke ni mogoče prebrati iz shrambe (izbrisana ali shramba nedosegljiva). Zaslon tak medij preskoči in vrti naprej; medij naložite znova ali ga izbrišite.

Če želite, da okvaro, nezgodo, neskladje ali problem/predlog prijavi kdor koli — tudi zaposleni brez računa, pogodbenik ali obiskovalec, po želji anonimno —, odprite 👤 Uporabniki → 📱 Javna prijava (QR) (vidi samo skrbnik organizacije).

1. Vklop: pri Katere prijave so javne odkljukajte vrste, ki naj bodo javne. Privzeto je vse izklopljeno. Vrsta, katere modul ni vklopljen, je siva z razlago.
2. Tisk: kliknite 🖨️ Plakat (PDF) — plakat A4 s QR kodo na /p/<žeton>, samo z javnimi vrstami in besedilom »Prijava brez prijave v sistem«. Je ločen od plakata ⚠️ Prijava za zaposlene z računom. Povezavo lahko tudi kopirate.
3. Obnova žetona: Obnovi žeton (s potrditvijo) ustvari novo povezavo; vse natisnjene javne QR kode in plakati takoj nehajo delovati — natisnite nove.

Prijava nastane v pravem registru (Oprema, VZD, Neskladni izhodi, Ukrepi → Prijave) brez avtorja, z vrstico »Vir: javna prijava (QR), oznaka JP-…« in kontaktom prijavitelja v opisu; odgovorni dobijo obvestilo kot pri prijavi zaposlenega. Spodaj na zavihku je seznam zadnjih 50 javnih prijav s povezavo na zapis. Zaščita: največ 10 prijav na uro z istega naslova in 60 na uro prek iste kode, samo fotografije do 5 MB; IP naslov se hrani le zgoščen.

Profil dostopa pove, kaj sme oseba v vsakem od modulov. V 👤 Uporabniki → Dostopi ga ustvarite ali uredite; nato ga dodelite osebam. Vsako podjetje dobi vnaprej pripravljene profile (Administrator, Vodja kakovosti, Notranji presojevalec, Zaposleni, Urednik dokumentov, Bralec), ki jih lahko spremenite ali dodate svoje.

Kako ustvarim profil:

1. Kliknite + Nov profil, vpišite ime (npr. »Tajništvo«) in kratek opis.
2. V matriki za vsak modul izberite eno od treh ravni:
   • nič — oseba modula ne vidi (ne v meniju, ne po naslovu),
   • bere — vidi zapise, ničesar ne spreminja (pri dokumentih: samo potrjene dokumente svojih enot, potrdi seznanjenost, lahko predlaga novo različico),
   • ureja — vpisuje, spreminja, nalaga različice, spreminja statuse.
3. Po potrebi odkljukajte posebna dejanja — odločitve, ki ne sledijo samodejno iz »ureja«:
   • brisanje in umik dokumentov,
   • manjši popravek potrjenega dokumenta (dokument ostane potrjen brez ponovne odobritve),
   • zaključevanje presoje (zapisnik postane dokaz),
   • urejanje dodeljenih ukrepov in pritožb — oseba, ki samo bere, sme rešiti ukrep ali pritožbo, kjer je odgovorna,
   • oglasna deska zaslona — nalaganje slik in videov na info zaslon (tudi pri ravni »bere«).
   • vpogled v revizijsko sled — oseba vidi sled dejanj cele organizacije (🕓 v glavi), ne da bi bila skrbnik; potrebuje raven »bere« na vsaj enem modulu. Če v sledi izbere posameznega uporabnika, mora vpisati razlog, vpogled pa se sam zabeleži v isto sled (kdo, koga, kdaj, zakaj) — tudi PDF izpis nosi te podatke v glavi.
4. Shranite in profil dodelite osebam v njihovi kartici.

Več profilov na osebo. Oseba ima lahko več profilov; velja unija: pri vsakem modulu najvišja raven katerega koli profila, posebno dejanje pa ima, če ga ima katerikoli. Profili se seštevajo — noben profil nikomur ničesar ne odvzame.

Prošnja za dostop. Kdor odpre modul, ki ga v profilu nima, dobi sporočilo »Modul … vam ni omogočen« z gumbom 🙋 Zaprosi za dostop: izbere Branje ali Urejanje, po želji napiše sporočilo in prošnjo pošlje. Skrbniki dobijo obvestilo (v zvončku in po e-pošti, če je vklopljena), prosilec pa vidi »Prošnja je poslana skrbniku …«; dokler prošnja čaka, je gumb onemogočen. Pri modulu, ki ni v licenci, gumba ni — dostopa tedaj ne more dodeliti nihče v organizaciji.

Reševanje prošenj (skrbnik). Na vrhu strani 👤 Uporabniki je seznam 🙋 Odprte prošnje za dostop s številom (tudi na zavihku Dostopi). ✓ Odobri raven doda profilu osebe — privzeto primarnemu, izberete lahko tudi njen dodatni profil — okno pa vnaprej pove, da sprememba velja za vse člane profila (število). Če želite dostop dati samo tej osebi, ji v zavihku Uporabniki dodelite drug profil in prošnjo nato odobrite. ✕ Zavrni zahteva razlog, ki ga prosilec dobi v obvestilu. Dostopi osebe (in povezava iz obvestila) odpre zavihek Dostopi z imenom osebe, njenimi profili in označenimi celicami modula v matriki. Oddaja in odločitev sta zapisani v revizijski sledi, sprememba profila pa kot vsaka druga sprememba matrike.

Uporabnik brez profila ne vidi nobenega modula: po prijavi dobi prazno domačo stran. To je namerno (varno privzeto stanje), ne napaka — dodelite mu profil.

Skrbnik sme vse ne glede na profil; profil »Administrator« obstaja zaradi preglednosti.

Primer: profil »Tajništvo« — Usposabljanja: ureja; Dokumenti: bere; Info zaslon: bere + posebno dejanje »oglasna deska«; vsi drugi moduli: nič. Oseba s tem profilom presoj sploh ne vidi.

Razveljavitev v matriki: sprememba ravni se shrani takoj, na dnu zaslona pa se za 10 sekund pokaže eno obvestilo z novo ravnjo in gumbom ↶ Razveljavi, ki vrne prejšnjo raven. Na telefonu matrika drsi vodoravno; stolpec s profili ostane prilepljen levo, desni rob zbledi, dokler so desno še moduli.

Več ljudi hkrati dodate s predlogo na strani 👤 Uporabniki → Uvoz uporabnikov: prenesite predlogo (.xlsx), jo izpolnite in naložite; program pokaže predogled z napakami, šele nato potrdite vpis.

Predloga ima dva lista:

• Profili dostopa — po ena vrstica na profil: profil (ime), opis, po en stolpec za vsak modul z vrednostjo nič / bere / ureja, po en stolpec za vsako posebno dejanje (vpišite »da«) in stolpec skrbnik (da/ne). Privzeti profili so že izpolnjeni — svoje dodate spodaj.
• Uporabniki — ime, priimek, email, profil dostopa (ime profila z lista »Profili dostopa«; več profilov ločite s ;).

Tako nova stranka profile določi vnaprej in jih uvozi skupaj z ljudmi — nikomur ni treba profila nastavljati posebej po uvozu. Vsak uvožen uporabnik dobi po e-pošti vabilo z nastavitvijo gesla.

V Uporabniki → zavihek Izpisi določite, kako izgledajo PDF izpisi vašega podjetja:

• Glava — naziv, podnaslov, barva, logotip. Velja za vse izpise, po želji jo pri posameznem povozite.
• Noga in oznaka — npr. »INTERNO« ali pravno pojasnilo.
• 🧩 Sekcije — vklopite ali izklopite dele posameznega izpisa.
• 📝 Vsebina — dodate svoje besedilo (npr. uvod ali opombo).
• 📄 Izvoz registra — moduli s presojevalskim registrom (npr. Tveganja, Dobavitelji, Zakonodaja) imajo gumb »Izvozi PDF«; izpis upošteva zgornje nastavitve glave, noge in sekcij.

Kot skrbnik v modulu Dokumenti:

• urejate šifrant kategorij dokumentov z gumbom 🏷️ Kategorije (vsaka organizacija ima svojega). Dokument nosi eno kategorijo iz šifranta ali nobene; po njej se seznam filtrira (izbirnik »Vse kategorije«) in išče. Preimenovanje kategorije se prenese na vse dokumente, ki jo nosijo. Neaktivna kategorija ostane na obstoječih dokumentih, novim pa se ne ponudi več; izbrišete lahko le kategorijo brez dokumentov. Kategorija ne vpliva na odobravanje — to določa organizacijska struktura (spodaj),
• nalagate nove različice (izberete, ali je sprememba majhna ali velika — velika zahteva ponovno potrditev branja),
• določite pot odobritve po organizacijskem drevesu (kdo mora dokument potrditi),
• določite, katere skupine morajo dokument prebrati, in spremljate, kdo je to že storil,
• uskladite vidnost obstoječih dokumentov s politiko: ✏️ na dokumentu → Vidnost dokumenta (🔒 enota in podenote / 🎯 izbrane enote / 🌍 vsi) — deluje tudi na potrjenih dokumentih, seznanjenost samodejno sledi novi izbiri.
• Odobritev je vloga v organigramu, ne pravica modula. Nosilec enote (ali izrecno dodan odobritelj) dokument svoje enote vidi in potrdi tudi z ravnjo »bere« — prav zato, da je lahko odobritelj nekdo, ki dokumentov ne piše. Raven »ureja« ostane pogoj za delo z dokumenti (pošiljanje v pregled, nove verzije, urejanje, brisanje, umik). Enako velja pri ukrepih CAPA za preverjevalca učinkovitosti.
• Proces potrjevanja brez imen: v oknu Uredi korak korak vežete na vodjo organizacijske enote — korak izvede nosilec (vodja) enote, nosilec nadrejene enote ali dodan odobritelj, ne pa navadni člani. Ko v organizacijski strukturi zamenjate vodjo, se zamenja tudi izvajalec koraka, procesa ni treba urejati.
• enote, člane in odobritelje urejate na strani ⚙️ Organizacijska struktura — to je edino mesto. Odobravanje izhaja iz organigrama (privzeto nosilec enote, za enoto in vse podenote), spodaj pa lahko dodate izjeme — posameznike izven hierarhije. Član dokumente vidi, odobritelj o njih odloča.
• Plan delovnih mest enote odstranite tako, da polje Plan delovnih mest (št.) izpraznite in shranite; vrednost 0 pomeni, da na enoti ni predvidenih mest.

V Planiranje presoj:

• 📅 Letni pregled — mreža 12 mesecev; kliknete mesec in dodate presojo. Semafor pokaže, kateri deli še nimajo načrtovane presoje. Zamujena presoja je rdeča in označena z ⚠️; klik na ploščico »… zamujenih« ali »… brez določenega vodje« pokaže samo te presoje (v Letnem pregledu ali Tabeli), ponoven klik filter počisti.
• 🎓 Register presojevalcev — seznam presojevalcev z njihovimi znanji. Vpisuje, ureja in briše ga samo skrbnik organizacije; drugi ga vidijo, gumba za dodajanje pa nimajo. Ko dodelite vodjo presoje, vas program opozori na neodvisnost (presojevalec naj ne presoja svojega oddelka), a odločitev je vaša.
• Gumb 🎯 Predlagaj predlaga primernega, neodvisnega in najmanj obremenjenega presojevalca.
• Nova presoja v plan: vidni so naziv, vrsta, leto, termin in standardi (potrditvena okenca ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001; ISO 9001 je privzeto izbran), vse drugo je pod Več podrobnosti. Po shranjevanju se nov vnos za tri sekunde obarva.
• Od plana do poročila brez prepisovanja. Pri načrtovani presoji kliknite ▶️ Začni presojo (na kartici v Letnem pregledu, v nogi okna presoje ali v vrstici zavihka Tabela): nastane prava presoja, v katero program prenese vse, kar plan ve — naziv, vrsto, standarde, termin (z delovnim blokom 08:00–12:00 za vsak dan), vodjo in člane z vlogami (vodja, vpisan še med člani, šteje enkrat), odgovorno osebo s procesom ali enoto, obseg, namen, cilje in kriterije — in jo takoj odpre na zaslonu Potrditev plana; vnos v planu preide v »v izvajanju«. Če je plan medtem aktiviral že kdo drug, se odpre njegova presoja, nova ne nastane. Dokler presoja teče, je na kartici ▶️ Nadaljuj presojo (tudi v nogi okna presoje), v vrstici Tabele pa 📋 Odpri presojo. Ko presojo zaključite ali zaklenete, se vnos v planu sam premakne na »zaključena«, v vrstici pa se pojavi še 📄 Poročilo, ki odpre PDF poročilo neposredno iz plana. Če ste vnos prej označili kot prestavljen ali odpovedan, ga program ne spreminja.

V Procesi obravnave z enostavnim urejevalnikom določite korake, po katerih ekipa vodi pritožbe in ukrepe (npr. prejem → analiza vzroka → ukrep → preverjanje). Ti koraki se nato pokažejo pri vsakem primeru kot jasno zaporedje.

Opozorilo na zastoj. Pri vsakem koraku lahko nastavite, po koliko dneh naj program opozori, če primer tam obtiči: najprej odgovorno osebo, in če se po nadaljnjih nekaj dneh še vedno ni premaknil, vodstvo. Polji sta lahko prazni — takrat korak nima opozorila.

To ni isto kot rok primera. Primer je lahko krepko znotraj svojega roka in vseeno tri tedne stati v enem koraku, ker je nanj kdo pozabil. Prav to ta nastavitev ujame.

V modulu 🏭 Dobavitelji vodite register dobaviteljev s statusom (odobren / pogojno odobren / blokiran) — dokaz po ISO 9001, točka 8.4.

• Letna ocena po štirih merilih (kakovost, dobava, cena, odzivnost); povprečje se izračuna samo.
• Opomniki za ponovno oceno; rok se pokaže tudi v Planerju.
• Dobavitelja lahko povežete s pritožbo ali ukrepom (CAPA), da je jasno, koga zadeva.
• Seznam odobrenih dobaviteljev izvozite v PDF za presojo.

Reklamacije in objava ocen prek portala dobaviteljev. V detajlu dobavitelja (klik na vrstico):

• Pod glavo detajla (ime, status in zadnja ocena) je vrstica razdelkov Kontakt · Trend · Ocene (n) · Certifikati (n) · Dokumenti (n) · Reklamacije (n) · Portal · Zgodovina, ki ostane pripeta na vrhu okna skupaj z glavo — z enim klikom skočite na razdelek, označen gumb pove, kje ste. »Dokumenti« se pokaže, ko ima dobavitelj zunanje dokumente; »Zgodovina« odpre zgodovino sprememb. Zgodovina ocen in zgodovina sprememb pokažeta zadnjih pet vnosov, starejše odprete s Prikaži starejše (n).
• + Nova reklamacija v glavi detajla ali v razdelku Reklamacije dobavitelju — vpišete opis neskladnosti, zahtevan ukrep in rok za odgovor. Osebe pri dobavitelju z dostopom do portala dobijo obvestilo v portalu in e-pošto. Dobavitelj odgovori v portalu; odgovor se prikaže pri reklamaciji (kdo in kdaj), status pa se spremeni v Odgovorjeno.
• ✏ Uredi popravi reklamacijo, dokler ni zaprta. ✔ Zaključi jo zapre in zapiše, kdo in kdaj — na zaprto reklamacijo dobavitelj ne more več odgovoriti, urejati je ni več mogoče.
• 🕑 Sled odločitve pod vsako reklamacijo (klik odpre) pokaže, kdo in kdaj jo je odprl, ji spremenil status ali rok, kdaj je dobavitelj odgovoril in kdo jo je zaključil.
• 📤 Objavi dobavitelju pri oceni (gumb pri zadnji neobjavljeni oceni, drobna povezava pri starejših) — napišete besedilo za dobavitelja. V portalu vidi datum, povprečje in to besedilo, ne pa posameznih meril in internih opomb; ob objavi dobi obvestilo in e-pošto. Objavljena ocena ima značko »objavljeno« z datumom. Objave ni mogoče preklicati; besedilo popravite z novo objavo.

Po shranjeni oceni se podrobnosti dobavitelja odprejo pri razdelku Zgodovina ocen (nova ocena je na vrhu), ne na vrhu okna.

V modulu ⚖️ Tveganja vodite register tveganj in priložnosti (ISO 9001, točka 6.1). Vsako tveganje ocenite z verjetnostjo (1–5) in posledico (1–5); program izračuna oceno in jo obarva (rdeče = visoko, oranžno = srednje, zeleno = nizko).

• 5×5 matrika na vrhu — klik na celico filtrira seznam. Na telefonu je matrika pod seznamom, izbirniki pa za gumbom ⚙ Filtri.
• Če ob Ustvari manjka naziv ali ocena, program v rdečem obvestilu našteje vsa manjkajoča obvezna polja in jih obarva. Po shranjevanju je zapis v seznamu nekaj sekund obrobljen.
• Na vrhu okna obstoječega tveganja je glava s trenutno oceno, razredom ukrepanja in statusom, pod njo vrstica razdelkov Ocena · Ukrepi · Zgodovina ocen (n) · Povezave; obe ostaneta pripeti, ko se okno pomika, označen gumb pove, kje ste. Pod vrstico je ↻ Ponovno oceni (poudari polja ocene in razlog ponovne ocene). Zgodovina ocen pokaže zadnjih pet ocen, starejše odprete s Prikaži starejše (n).
• Vsako tveganje ima lastnika (osebo, ki jo izberete v polju Lastnik tveganja), obvladovalne ukrepe in rok pregleda; lastnik dobi opomnik 7 dni pred rokom in na dan roka — brez lastnika opomnika ni.
• Tveganje ali priložnost: na vrhu okna s preklopom ⚖️ Tveganje / 💡 Priložnost vpišete tudi samostojno priložnost (npr. nov kupec) — tam ocenite verjetnost uresničitve in korist. Priložnosti so v seznamu označene z 💡, filter Tveganja in priložnosti jih loči, matrika in visoka tveganja v KPI pa štejejo le tveganja.
• FMEA / RPN: neobvezno polje Detekcija / zaznavnost (1–5) (1 = zanesljivo zaznamo, 5 = ne zaznamo); z njim se izračuna še RPN = verjetnost × vpliv × detekcija (1–125), prikazan v seznamu, na kartici in v PDF izpisu. Razred ukrepanja ostane po oceni verjetnost × vpliv.
• Polje Odgovornost (funkcija) ponudi oddelke in funkcije iz organizacijske sheme; lastnik je oseba, ki dobi opomnike, odgovornost pa organizacijska enota ali funkcija.
• Na kartici obstoječega tveganja so razdelki Ukrepi (CAPA) (povezani ukrepi s statusi in gumb + Nov ukrep, ki ukrep ustvari in ga poveže s tveganjem), Zgodovina ocene in pogovor (vsaka sprememba ocene z datumom, avtorjem, razlogom in trendom ↑↓→) ter pogovor ob tveganju.
• Vprašanje konteksta (§4.1) povežete s tveganjem z gumbom 🔗 Poveži s tveganjem na strani Kontekst — s tem izgine opozorilo o vprašanju brez povezanega tveganja.
• Kdor na modulu nima nobene pravice (raven »nič«), dobi sporočilo »Nimate dostopa do tega modula« namesto seznama.
• Če pri novem tveganju v registru že obstaja zapis z enakim nazivom, program pred shranjevanjem odpre okno Zapis s tem nazivom že obstaja: odprete obstoječega, se vrnete na obrazec ali vseeno shranite novega (npr. isto tveganje v drugem procesu).
• Register izvozite v PDF (matrika, tabela in povzetek).

Kontekst, podnebne spremembe: ko je presoja relevantnosti podnebnih sprememb zapisana in ni opozoril, se okvir 🌍 nad seznamom zloži v eno vrstico (naslov, stanje, datum); s klikom na Podrobnosti ga razširite.

• Kompetence: tabela, kdo je za kaj usposobljen; polni se iz usposabljanj. Obarvano ozadje celice pomeni, da oseba to usposabljanje MORA imeti (zeleno = velja, rumeno = poteče v 60 dneh, rdeče = manjka ali poteklo). Celice brez ozadja niso zahtevane. Na voljo je izvoz v PDF za presojo.
• KPI plošča: najpomembnejše številke iz vseh modulov na enem mestu; klik na ploščico ali na odpri › odpre pripadajoči modul. Kljukica ✓ Moje naloge ob naslovu pomeni, da vidite le svoje zapise (celotno organizacijo vidi skrbnik).
• Kaj gori danes: nad zavihki KPI je vrstica z do šestimi velikimi številkami — zamujeni ukrepi, zamujena oprema (pregledi in vzdrževanje), tveganja nad mejo, zamujene presoje iz letnega plana, seznanitve v zamudi in potekla usposabljanja. Število je rdeče, če je večje od 0, in zeleno, če je 0; klik na kartico ali Odpri ↗ odpre seznam natanko tistih zapisov, ki jih število šteje. Kartic za module, ki jih podjetje nima ali jih ne smete videti, ni. Števila so trenutno stanje — izbrano obdobje jih ne omejuje.
• Skupine zavihkov: zavihki KPI so v štirih skupinah (Sistem, Izvajanje, Viri, Zunanji): kliknete skupino, nato zavihek. Zavihek 🛠️ Oprema kaže semafor pregledov in vzdrževanje opreme.

Stanje za vodstvo: izbirnik Obdobje primerjave zgoraj desno (30 dni, 90 dni, leto) določa le primerjavo trendov; vrednosti so vedno današnje.

Modul 🧱 Uvedba standarda vas korak za korakom pripelje od začetka do pripravljenosti na certifikacijsko presojo. Vsak korak pove, kaj je treba urediti (dokumenti, procesi, zapisi), in se sam odkljuka, ko je izpolnjen.

Na vrhu je odstotek napredka — glavna številka, ki jo vidite tudi na domači strani na ploščici modula, tako da vedno veste, koliko vam še manjka.

Korake potrjujete (✓ Označi opravljeno), izključujete z utemeljitvijo (⊘ Ni relevantno), ponovno odpirate in predlagane dokumente potrjujete kot dokaz (Potrdi kot dokaz) z ravnjo dostopa »ureja« na modulu; z ravnjo »bere« napredek le gledate. Program predlaga potrjene dokumente po imenu v slovenščini in angleščini (npr. »politika kakovosti« / »quality policy«). Poročilo o pripravljenosti (PDF) se prenese z imenom v vašem jeziku.

Modul 🧭 Vodstveni pregled vam pripravi letni pregled (po ISO 9001, točka 9.3):

1. Nov pregled — izberete obdobje; program sam zbere podatke iz vaših modulov (ukrepi, pritožbe, presoje, dobavitelji, tveganja, oprema, usposabljanja).
2. Odprite vir — pri vsaki številki ali vrstici vhodov je povezava Odpri ↗, ob naslovu točke pa Odpri modul ↗. Vir se odpre v novem oknu, filtriran na obdobje pregleda in stanje — npr. pri »Prejete v obdobju« vidite natanko tiste pritožbe, ki jih šteje številka (nad seznamom piše »🔗 Filter iz povezave«, gumb ✕ Počisti filter odstrani). Tako vodstvo med sestankom pregleda zapise, ne le številk. Povezave delujejo tudi na zaključenem pregledu; povezav na module, ki jih ne vidite, ni.
3. Komentar vodstva — neposredno pod povezavami vsake točke zapišete ugotovitev (»Odprite vir, preglejte in zapišite ugotovitev«); osnutek se sproti shranjuje.
4. Sklepi — izboljšave in potrebe, vsak z odgovorno osebo in rokom. Sklep lahko z gumbom → CAPA spremenite v ukrep.
5. Zaključi — zapisnik se zaklene (dokaz) in ga prenesete kot PDF. Okvir »Pred zaključkom dopolnite« se osveži takoj po vpisu; če kaj manjka, se ob kliku na Zaključi namesto potrditve pokaže rdeč seznam. Gumb ↓ Pojdi na sklepe na vrhu vas prestavi do obrazca za sklep. Razdelek Zaključek na dnu pregleda ponovi, kaj še manjka, in ima isti gumb 🔒 Zaključi pregled.

Krmarjenje po pregledu: pod glavo pregleda je vrstica Vhodi §9.3.2 (n) · Ugotovitve · Sklepi (n) · Zaključek · Pogovor, ki med drsenjem ostane pripeta pod glavo programa in takrat pokaže tudi naslov in stanje pregleda. Na vrhu razdelka Vhodi je kazalo točk §9.3.2 (npr. a) Prejšnji pregled · c) Pritožbe · e) Tveganja) — klik pomakne na točko. Povezave Odpri ↗ ostanejo, kot so.

Obdobje pregleda: novo obdobje se privzeto začne dan po koncu zadnjega pregleda (to pove poudarjen namig pod polji). Dokler je pregled osnutek, obdobje popravite v kartici na vrhu — vhodi se ob spremembi znova sestavijo, komentarji in sklepi ostanejo; po zaključku je obdobje zaklenjeno. Dodan sklep potrdi obvestilo »Sklep dodan.«.

Sled odločitve: pod sklepi je razdelek Sled odločitve — kdo je pregled ustvaril, popravil obdobje, dodal ali izbrisal sklep, sklep spremenil v ukrep in pregled zaključil. Ista sled je v zapisniku PDF (razdelek »Sled odločitve«, ki ga skrbnik lahko izklopi v nastavitvah izpisov).

V Uporabniki → 🔔 Obveščanje določite privzeta pravila za vse (katera obvestila, po katerih poteh). Vsak uporabnik jih lahko zase prilagodi; obveznih varnostnih obvestil ni mogoče izklopiti.

Kako pogosto pride e-pošta: vsak uporabnik na svoji strani 🔔 Nastavitve obveščanja (prek zvončka) pod Način e-poštne dostave izbere Takoj, Dnevni povzetek ali Tedenski povzetek. Obvestila v programu so vedno takojšnja.

Hitreje po skupinah: na strani 🔔 Nastavitve obveščanja so obvestila zložena po modulih; klik na ime skupine jo odpre, stikali vse v glavi skupine pa vklopita ali izklopita vsa obvestila skupine v programu oz. po e-pošti.

E-poštna obvestila organizacije (glavno stikalo): e-pošta ob obvestilu gre le, če so e-poštna obvestila vklopljena za celotno organizacijo — privzeto so izklopljena. Stanje piše na vrhu strani 🔔 Nastavitve obveščanja; skrbnik organizacije jih tam vklopi z gumbom Vklopi e-poštna obvestila za organizacijo. Nato mora imeti vsak prejemnik pri tipu obvestila odkljukan stolpec E-pošta.

Na voljo so pripomočki, ki delo pospešijo: primerjava različic dokumentov, preverjanje popolnosti, narekovanje ugotovitev, pogovorno iskanje po vašem sistemu (»Vprašaj svoj QMS« — odgovarja iz potrjenih dokumentov in iz teh navodil za uporabo programa, za module, do katerih imate dostop), predlogi vprašanj in letnega plana ter povzetki pogovorov.

V ⚙️ Administracija upravljate vse stranke: ustvarjate organizacije, urejate licence (veljavnost, dovoljeni standardi), vklapljate/izklapljate module po organizaciji, urejate njihove uporabnike in pripravite demo podatke za predstavitve. Gumb 🎬 Demo organizacija v pol minute ustvari podjetje s celotno zgodbo: dokumenti, presoja, pritožbe, CAPA z analizo vzroka (5 Zakaj, Ishikawa, 8D, Je/Ni, Pareto, RPN, merila učinkovitosti — vključno z ukrepom, ki je bil zaprt kot uspešen, pa se je problem ponovil), tveganja, dobavitelji, oprema, neskladni izhodi, vodstveni pregled. Vrne prijavne podatke štirih oseb, med njimi notranjega presojevalca — z njim pokažete pogled tistega, ki preverja. Gumb Ponastavi demo vrne v začetno stanje po vsaki predstavitvi. Članom demo organizacije se e-pošta ne pošilja — njihovi naslovi so izmišljeni; vse drugo (obvestila v aplikaciji, izpisi) deluje kot pri pravi organizaciji.

V ⚙️ Administracija → Uporabniki izbrane organizacije je pod tabelo uporabnikov razdelek 🔐 Profili dostopa te organizacije: vsi profili stranke — privzeti, lastni in deaktivirani — z vlogo, stanjem, številom uporabnikov, dostopi po modulih in posebnimi dejanji. Isti profili so v izbirniku Profil dostopa pri dodajanju ali urejanju uporabnika; deaktiviran profil je tam viden, a ga ni mogoče izbrati (najprej ga mora skrbnik stranke znova aktivirati).

Zakaj v svojem zavihku Uporabniki → Dostopi ne vidite profilov stranke: ta zavihek vedno kaže profile organizacije, v katero ste prijavljeni — za super skrbnika je to interna organizacija. Profile stranke urejate v njenem imenu samo prek njenega skrbnika; za pogled z njegovimi očmi uporabite 👁 Gledam kot (samo branje).

Na telefonu se povezave iz zgornje vrstice umaknejo v meni ☰ Meni zgoraj desno. Tam so Administracija, Uporabniki, Revizijska sled, Pomoč in Varnost.

Dokumenti na telefonu: štiri kartice so v eni vrstici, izbirniki enote, statusa in kategorije so za gumbom ⚙ Filtri, orodja (Zunanji dokumenti, Izvozi, Veljavnost na datum) pa v meniju ⋯ Več ob naslovu.

Revizijska sled po uporabniku. V 🕓 Revizijska sled izberite v filtru Uporabnik osebo; odpre se polje Razlog vpogleda, ki je obvezno (npr. »priprava na notranjo presojo«, »preverba reklamacije«). Šele nato Uporabi ali 📄 PDF dokazilo. Vpogled se zabeleži v sled: kdo je gledal, koga, za katero obdobje in zakaj — enako velja za skrbnika. Brez razloga program vpogleda ne dovoli.

Za nujne posege (licence, vklop modulov, odgovori v podpori) je administracija uporabna tudi na telefonu. Tabele drsijo vstran.

Zavihki Analitika (uporaba po organizacijah in uporabnikih), Presoje (pregled čez vse stranke) in Dnevnik aktivnosti (zapis dogodkov na platformi; klik na kartico filtrira seznam).

Zavihek Podpora zbere podporne pogovore vseh organizacij in označi neprebrane. Vaši odgovori so pri stranki označeni z ⭐.

Zavihek 💼 Prodaja ima podzavihke Pregled, Povpraševanja, Ponudbe, Stranke in naročnine, Računi, Mailing in Nastavitve. Pred prvo ponudbo v Nastavitve → Izdajatelj in podpis vpišite podatke podjetja, podpisnika in naslov za odgovore (Reply-To) — ti podatki se izpišejo na vsaki ponudbi in jih bodo uporabljali tudi računi.

1. Ponudbe → + Nova ponudba: izberite obstoječo organizacijo ali vpišite novo stranko (predlogi iz registra poslovnih subjektov), kontaktno osebo in nagovor. Številka PON-LLLL-NNN, besedila iz predloge in paketi iz cenika se dodelijo sami.
2. V urejevalniku izberite priporočeni paket, po potrebi prepišite ceno ali vpišite popust za to ponudbo, dodajte dodatke in enkratne storitve. Količina 0 pomeni, da je postavka navedena kot možnost; prazna cena pomeni »po ponudbi«. Zneske izračuna program ob shranjevanju.
3. Besedila (uvod, opis platforme, paketi, plačilni pogoji, veljavnost) prilagodite stranki; ↺ Ponastavi na predlogo vrne blok na besedilo iz nastavitev. Oznake, kot sta {priporoceni_paket} in {velja_do}, se v ponudbi zamenjajo z vrednostmi.
4. 👁 Predogled PDF pokaže ponudbo, kot jo bo videla stranka. 📧 Pošlji jo pošlje s PDF prilogo; če pošta na strežniku ni nastavljena, PDF prenesite, pošljite iz svojega nabiralnika in uporabite ✍ Zabeleži pošiljanje.

Komu sem kaj poslal. Vsako pošiljanje shrani točen poslan PDF — v razdelku na dnu urejevalnika ga lahko kadarkoli prenesete, tudi če ste ponudbo, predlogo ali cenik medtem spremenili. Osnutek ob pošiljanju postane poslana; ko veljavnost poteče, je prikazana kot potekla. Sprejeto ali zavrnjeno ponudbo označite s statusom. Poslane ponudbe ne brišete mimogrede: gumb 🗑 Izbriši poslano ponudbo (za testna ali napačna pošiljanja) zahteva vpis številke ponudbe, izbriše tudi posnetke pošiljanj, odločitev stranke in sledenje, ustavi mailing zaporedja te ponudbe ter dejanje s prejemniki zapiše v revizijsko sled. Tega ni mogoče razveljaviti.

Komunikacija s stranko. Razdelek na dnu urejevalnika ponudbe kaže na eni časovnici vse, kar se je s ponudbo zgodilo: pošiljanja (s prenosom točno poslanega PDF-ja), ali je stranka odprla sporočilo s ponudbo in kliknila povezavo v njem, korake mailing zaporedij za to ponudbo (poslani, čakajoči, odprti), datum poteka in vašo odločitev. Značke na vrhu povzamejo stanje (npr. »odprta 2׫, »1 zaporedje v teku«). Odprtje je približek — nekateri odjemalci pošte slikico naložijo vnaprej ali je ne prikažejo; klik je zanesljiv. Sledenje vklopite ali izklopite v Nastavitve → Ponudbe; sporočilo s ponudbo stranki v nogi pove, da se meri. Ponudbo lahko tu ročno vpišete v katero koli aktivno avtomatizacijo ali zaporedje ustavite.

Povpraševanja s spletne strani (📥 Povpraševanja): vsako povpraševanje s kontaktnega obrazca na ekakovost.si je shranjeno tu, e-pošta v nabiralnik pa pride kot doslej. Rdeča značka na zavihku Prodaja pove, koliko je novih. V podrobnostih spremenite status, dodajte interno opombo ali povpraševanje izbrišete (osebni podatki se trajno odstranijo, ponudbe ostanejo).

• 📄 Pripravi ponudbo ustvari ponudbo s podjetjem, kontaktom, e-pošto in predlogom nagovora iz povpraševanja; urejevalnik ponudbe kaže povezavo nazaj, povpraševanje pa, ali je bila ponudba poslana in sprejeta.
• 🎬 Ustvari demo (pri povpraševanju ali ponudbi) ustvari demo organizacijo z enako vsebino kot v Organizacijah. Prijavni podatki se pokažejo samo enkrat — stranki jih pošljete sami. Kartica Demo organizacija nato kaže, ali se je kdo prijavil, kdaj nazadnje in koliko je naredil: dober trenutek za klic.
• Na Pregledu je prodajni lijak: koliko povpraševanj v izbranem obdobju je dobilo ponudbo, koliko ponudb je bilo poslanih in koliko sprejetih.

Stranke in naročnine (🧾 Stranke in naročnine): ko stranka ponudbo sprejme, v urejevalniku ponudbe kliknite 🧾 Ustvari naročnino.

1. Organizacija: povežite obstoječo (predlagane so organizacije z isto davčno številko ali podobnim nazivom) ali ustvarite novo — nastane enako kot v Organizacijah.
2. Obračun: začetek, mesečno ali letno, dan obračuna (1–28), obračun vnaprej ali za nazaj in plačilni rok.
3. Postavke so prevzete iz ponudbe (priporočeni paket, dodatki in enkratne storitve s količino) s cenami po popustu; postavkam »po ponudbi« vpišite ceno.
4. Licenca: izberite module — števec pokaže, koliko jih paket z dodatnimi moduli dovoli; največje število uporabnikov in AI asistent se izračunata iz paketa in dodatkov. Licenca velja do konca tekočega obračunskega obdobja + 15 dni (lahko spremenite).
5. Podatki za račune so kopija podatkov stranke iz ponudbe; urejate jih tudi pozneje.

Organizacija, licenca in naročnina nastanejo naenkrat. V podrobnostih naročnine spremembe vnašate z datumom veljave (sprememba paketa, dodatek, količina, cena): dosedanja postavka velja do dneva prej, nova od izbranega dne, zgodovina ostane — iz nje bodo računi obračunali tudi del obdobja. Licenca se ob vsaki spremembi uskladi sama. Naročnino lahko zaustavite (obračun se ustavi, licenca ostane), nadaljujete ali prekličete z zadnjim dnem (licenca velja največ do tega dne). Gumb Povabi prvega skrbnika ustvari skrbniški račun stranke in mu pošlje povezavo za nastavitev gesla — samo na vaš klik. Za stranko, ki že plačuje brez ponudbe, uporabite Ročna naročnina. Na Pregledu je skupni mesečni ponavljajoči prihodek (MRR).

Računi (🧾 Računi): pred prvim računom v Nastavitve → Izdajatelj in podpis preverite naziv, naslov, ID za DDV in TRR, v Nastavitve → Računi pa serijo (privzeto EK, dobropisi EK-DP), obliko številke in naslednjo številko — če račune izdajate tudi drugje, jo nastavite tako, da se serija ne prekriva. Naslednjo številko je mogoče samo povečati. Tam izberete tudi način: osnutki za pregled (privzeto) ali samodejno izdaj in pošlji, privzeti plačilni rok, besedilo e-pošte in opomina ter samodejne opomine. Vsebino računa in serijo pred prvim pravim računom preverite z računovodjo.

Vsako noč se za vse naročnine pripravijo računi za obdobja, ki so na vrsti (tudi zamujena). Takoj jih pripravite z gumbom ▶ Pripravi račune zdaj (najprej vidite predogled) ali pri naročnini s Pripravi račune. Osnutek še nima številke: preglejte ga, po potrebi dodajte ročno postavko ali opombo, odprite Predogled PDF in kliknite Izdaj račun — šele tedaj dobi zaporedno številko in PDF, ki se ne spremeni več. Če se je naročnina medtem spremenila, se osnutek pred izdajo osveži in pokaže nove zneske; izdajte ga znova.

Paket se obračuna po dnevih (nadgradnja sredi meseca sorazmerno od dneva nadgradnje), dodatki za ves mesec, v katerem so veljali. Če spremembo vnesete za obdobje, ki je že zaračunano, naslednji račun vsebuje poračun razlike; pri znižanju nastane poračunski dobropis k računu tistega obdobja. Izdanega računa ni mogoče popraviti ali izbrisati — za popravek izdajte Dobropis (cel ali delni), za napačnega prejemnika po dobropisu uporabite Nov osnutek iz računa.

Pri izdanem računu: Pošlji (e-pošta s PDF, Reply-To iz nastavitev, kopija) ali Zabeleži pošiljanje, 💶 Plačilo (tudi delno), Opomin (po e-pošti ali samo zabeležen). Račun po roku plačila je označen kot zapadel. Izvoz za računovodjo pripravi CSV ali XLSX (dobropisi z negativnimi zneski) ali ZIP z vsemi PDF-ji za izbrano obdobje. Ob izdaji periodičnega računa se licenca stranke podaljša do konca obdobja + 15 dni.

Cenik (Nastavitve → Cenik) je en vir cen: pakete, dodatke in enkratne storitve urejate tu. Pri paketu določite tudi privzete module, pri dodatku pa, kaj doda licenci (uporabnika, modul ali AI). Sprememba cene velja za nove ponudbe in naročnine; izdane ponudbe in obstoječe naročnine obdržijo svojo ceno. Postavke, ki jo je ponudba ali naročnina že uporabila, ni mogoče izbrisati — deaktivirajte jo. Za ponudbe v angleščini vpišite še angleški naziv, opis in enoto (prazno = slovensko besedilo).

Tuje stranke — angleščina in DDV. V ponudbi izberite Jezik dokumenta (slovenščina ali angleščina) in Državo stranke. Angleška ponudba ima angleška besedila iz predloge (Nastavitve → Predloga besedil, izbirnik jezika), angleške nazive iz cenika ter zneske in datume v angleški obliki; e-pošta s ponudbo je angleška. Če jezik zamenjate na osnutku, program po potrditvi uporabi predlogo v novem jeziku in preimenuje postavke iz cenika — cene ostanejo. Naročnina iz sprejete ponudbe jezik in državo prevzame; računi zanjo so dvojezični (napisi slovensko / angleško, vsebina angleško).

DDV se določi samodejno iz države in ID za DDV stranke (polje davčne številke), značka ob polju pokaže obravnavo: stranka v Sloveniji → slovenski DDV; stranka v drugi državi EU z ID za DDV s predpono države (npr. DE123456789, za Grčijo EL…) → obrnjena davčna obveznost (0 %, klavzula na računu); stranka v EU brez ID za DDV → slovenski DDV; stranka izven EU (tudi Združeno kraljestvo) → brez DDV s klavzulo. Če ID za DDV nima predpone ali prave oblike, značka opozori in obračuna se slovenski DDV — ID preverite v sistemu VIES. Besedila klavzul uredite v Nastavitve → Računi (slovensko in angleško). Obravnava in klavzula se ob izdaji računa zamrznejo; če državo ali ID za DDV na naročnini spremenite po pripravi osnutka, se osnutek pred izdajo osveži. UPN QR je samo na računih za stranke v Sloveniji. Besedila klavzul in dvojezični račun pred prvo uporabo potrdi računovodja.

Podzavihek 💼 Prodaja → Mailing pošilja novice uporabnikom. Postopek:

1. Ustvarite kampanjo (naziv, zadeva, vsebina; osebni ogovor {{ime}}, {{organizacija}}).
2. Izberite prejemnike: vsi / izbrane organizacije / posamezniki.
3. Obvezno najprej pošljite 📧 Test sebi in ga preverite.
4. Zaženite — pošiljanje teče v manjših paketih (~30/min) in ga lahko kadar koli ustavite.

Potencialne stranke (uvoženi kontakti). Gumb 👥 Kontakti odpre evidenco zunanjih naslovov, ki jih uvozite iz datoteke .csv ali .xlsx (obvezen je le stolpec z e-naslovom; predlogo prenesete tam). Ob uvozu vpišete vir naslovov in izberete pravno podlago (GDPR čl. 6): privolitev (z datumom), zakoniti interes (poslovni B2B kontakt) ali obstoječ poslovni odnos (podobne storitve) ter opišete, kje in kako so bili naslovi pridobljeni. Najprej dobite predogled (novi, posodobljeni, preskočeni, neveljavni), nato uvoz potrdite. Kampanjo nato ciljate s »Potencialne stranke«, po želji le na kontakte z določeno oznako.

Kaj sistem zagotavlja sam: vsako sporočilo kontaktu dobi nogo, ki pove, zakaj ga prejema, kdo je upravljavec (MAILING_UPRAVLJAVEC) in kako se odjavi z enim klikom (čl. 13). Odjava je trajna (čl. 21): odjavljen naslov gre na supresijsko listo in ga ponovni uvoz ne aktivira. Na zahtevo osebe kontakt izbrišete (čl. 17), po želji tako, da naslov ostane na supresiji. Evidenca uvozov in izvoz CSV služita kot evidenca dejavnosti obdelave (čl. 30). Vsi ti koraki se zapišejo v revizijsko sled.

Odprtja, kliki in statistika. Gumb 📊 pri zagnani kampanji pokaže: dostavljeno, koliko prejemnikov je sporočilo odprlo in kliknilo (z deleži), odjave, odboje, potek po urah, najbolj kliknjene povezave in seznam prejemnikov s filtri (odprli, niso odprli, kliknili, odjavljeni …) ter izvoz v CSV. Odprtja so približek (nekateri odjemalci slike naložijo vnaprej ali jih ne prikažejo), kliki so zanesljivi. Sledenje je v nogi vsakega sporočila razkrito prejemniku; shrani se le vrsta dogodka, povezava in čas, brez IP naslova; dogodki se po nastavljenem roku izbrišejo.

Hitrost pošiljanja. Gumb ⚙ Pošiljanje odpre nastavitve in statistiko pošiljanja: sporočil na sekundo (privzeto 10; AWS SES običajno dovoli 14/s), največ sporočil v drsečih 24 urah (privzeto 50.000), vklop merjenja odprtij in klikov ter hrambo dogodkov. Sproti vidite, koliko je bilo poslanih v zadnjih 24 urah in uri, koliko sporočil čaka in pošiljanje po dnevih. Spremembe veljajo od naslednjega minutnega teka pošiljalnika; ob doseženi meji kampanje počakajo.

Kampanje na profesionalni ravni. Poleg HTML-ja gre vsako sporočilo tudi kot besedilna različica (sami jo vpišete ali se izpelje). Preheader je kratko predogledno besedilo, ki ga nabiralnik pokaže ob zadevi; zadeva in preheader razumeta {{ime}}. Gumb 🚀 ponudi zagon zdaj ali ob datumu in uri (načrtovano kampanjo prekličete z ✖). Gumb 📄 naredi kopijo. A/B test zadeve: vpišete zadevo B, delež prejemnikov za test in ure do odločitve; sistem po izteku sam izbere zmagovalca po odprtjih in ostalim pošlje zmagovalno zadevo. V statistiki končane kampanje gumb ↻ Pošlji neodprtim ustvari ponovitev z drugo zadevo samo za tiste, ki sporočila niso odprli. Segment po odzivu (cilj kampanje): kdor je kliknil ali odprl v zadnjih N dneh, kdor ni odprl zadnjih N kampanj, kdor ni prejel ničesar N dni; gumb »Preštej« pokaže število pred shranjevanjem. Začasna napaka pri pošiljanju se sama ponovi do trikrat. 📈 Primerjava postavi končane kampanje eno ob drugo (deleži so proti dostavljenim; odprtja so približek).

Kategorije obvestil, prijava na novice in center nastavitev. V 🏷 Kategorije uredite vrste obvestil (npr. novice, ponudbe, dogodki). Kampanja ima lahko kategorijo: kontakt brez izbire prejme vse, kontakt z izbiro le izbrane. Javna stran /novice omogoča prijavo z dvojno potrditvijo: obiskovalec izbere kategorije in potrdi soglasje, prijava velja šele po kliku v potrditveni e-pošti (7 dni). Dokaz privolitve (čas, IP, brskalnik, besedilo soglasja, čas potrditve) se hrani pri kontaktu; nepotrjene prijave se po 30 dneh izbrišejo. Vsako sporočilo kontaktu ima v nogi povezavo Nastavitve obvestil: prejemnik spremeni izbiro kategorij ali se odjavi od vsega (prazna izbira = trajna odjava).

Urejevalnik, predloge, slike, predogled, ocena. V urejevalniku kampanje preklopite »Bloki | HTML«: blokovni urejevalnik sestavi e-poštno varno sporočilo iz naslovov, besedila, slik, gumbov, ločil in dveh stolpcev, z nastavitvami videza (barve, logotip). 🎨 Predloge: pet vgrajenih (Novice, Ponudba, Vabilo na dogodek, Kratko obvestilo in Predstavitev za nove uporabnike — prva kampanja za potencialne stranke z video predstavitvijo) in vaše lastne. Kampanjo iz predloge začnete z gumbom 🚀 Nova kampanja na kartici predloge (urejevalnik se odpre z vsebino in nazivom predloge) ali v urejevalniku kampanje z gumbom 📄 Uporabi predlogo ob preklopu »Bloki | HTML« (izbrana predloga nadomesti trenutno vsebino, ob že vpisani vsebini vpraša). Slike naložite v knjižnico (JPEG/PNG/GIF/WebP do 2 MB); strežejo se javno, ker e-pošta nima seje. 👁 Predogled pokaže sporočilo za namizje in mobilnik z vzorčnim prejemnikom ter besedilno različico. 🛡 Preveri oceni neželenost (zadeva, sprožilne besede, razmerje slik in besedila, povezave, velikost) in pove, kaj popraviti pred zagonom.

🔁 Avtomatizacije. Zaporedje sporočil, ki se za kontakt zažene ob sprožilcu: potrjena prijava (po želji le za kategorijo), uvoz z oznako, dodana oznaka, klik v kampanji ali ročni vpis. Vsak korak ima zamik od prejšnjega (ure ali dnevi), zadevo, preheader in vsebino. Sporočila gredo skozi isti pošiljalnik kot kampanje (hitrost, supresija, noga s pravno podlago, odjava, sledenje), zato ima vsak korak svojo statistiko. Kdor se odjavi, nadaljnjih korakov ne prejme; ista oseba je v isto avtomatizacijo vpisana le enkrat. Deaktivacija ustavi nove vpise in obdelavo; izbrišete lahko le neaktivno. Seznam in podrobnosti kažejo diagram toka (sprožilec → koraki z zamiki in mini trakovi poslano/odprto/klikali) ter lijak po korakih. Vsebino koraka lahko vzamete iz predloge: gumb 📄 Uporabi predlogo ob vsebini koraka odpre predloge iz 🎨 Predloge in izbrana nadomesti bloke koraka (ob že vpisani vsebini najprej vpraša).

Pogoji koraka po odzivu. Od drugega koraka naprej ima vsak korak lahko pogoj, ki se meri po vseh dosedanjih sporočilih tega vpisa: samo če prejemnik ni odprl nobenega sporočila (opomnik neodzivnim), samo če je odprl vsaj eno, samo če ni kliknil nobene povezave ali samo če je kliknil vsaj eno (najbolj zainteresirani). Če pogoj ne drži, se korak preskoči in vpis nadaljuje z naslednjim. Odprtje je približek (sledilna slikica), klik je zanesljiv. Tako en vpis vodi vsakega prejemnika po drugačni poti: neodzivni dobijo opomnik, zainteresirani povabilo na predstavitev.

Kontakti brez imena. Kadar imate le e-pošto podjetja (info@…), oznaka {{ime}} ob praznem imenu izgine skupaj s presledkom pred seboj, zato iz »Pozdravljeni {{ime}},« nastane »Pozdravljeni,«. Nadomestilo zapišete z navpičnico: {{organizacija|vašem podjetju}} vpiše naziv organizacije, če ga kontakt ima, sicer »vašem podjetju«. Velja v kampanjah, avtomatizacijah in predogledu.

📋 Ustvari vzorce ustvari pripravljena, neaktivna zaporedja, ki jih odprete z ✏️, prilagodite in aktivirate (dokler so neaktivna, se ne pošlje nič): nove stranke (sprožilec: uvoz kontaktov z oznako »nove stranke« — predstavitev iz vgrajene predloge, čez 4 dni opomnik samo tistim, ki niso odprli, čez 8 dni vsebina z vrednostjo, čez 12 dni povabilo na predstavitev samo tistim, ki so kliknili, čez 21 dni zaključno sporočilo tistim, ki so odprli); obstoječe stranke (oznaka »obstoječe stranke« — novosti nove različice, čez 5 dni opomnik neodzivnim, čez 10 dni nasvet o spregledanih funkcijah, čez 20 dni povabilo na pregled uporabe in nadgradnjo tistim, ki so kliknili, čez 30 dni prošnja za mnenje tistim, ki so odprli); ter spremljanje poslane ponudbe in odziv na povpraševanje, vsako v slovenščini in angleščini. Kontakte naložite v 👥 Kontakti → Uvoz z ustrezno oznako; uvoz z oznako zaporedje zažene.

Prodajni sprožilci (povezava s ponudbami). Avtomatizacija se lahko zažene tudi ob prodajnem dogodku: ponudba poslana stranki, stranka je odprla ponudbo, ponudba poteče čez N dni (dnevno opravilo ob 5:45 — uro pošiljanja določite z zamikom prvega koraka), ponudba sprejeta, ponudba zavrnjena, povpraševanje s spletne strani in demo ustvarjen. Pri ponudbah lahko avtomatizacijo omejite na jezik ponudbe (sl/en), da stranka dobi sporočila v pravem jeziku. Vpis je vezan na ponudbo: ista oseba je vpisana enkrat na ponudbo, ob sprejetju ali zavrnitvi se zaporedje samodejno ustavi. Korak ima lahko pogoj »samo če ponudba do takrat še ni bila odprta« (opomnik neodzivnim) ali »samo če je bila odprta« — če pogoj ne drži, se korak preskoči. V besedilu uporabite {{ponudba_stevilka}}, {{ponudba_velja_do}}, {{ponudba_paket}} in {{ponudba_mesecno}}. Kontakt stranke nastane samodejno s pravno podlago predpogodbenega odnosa (stranka je ponudbo ali demo sama zahtevala); kdor se je odjavil, zaporedja ne prejme — sama ponudba in računi gredo mimo mailinga in jih odjava ne ustavi.

Na zavihku ⚙️ Administracija → Stanje sistema je na vrhu kartica Cron opravila (samo super administrator). QMS platforma E-kakovost vsak dan in vsako uro sama požene načrtovana opravila: opomnike o rokih in licencah, obvestila o novih ukrepih, e-poštne povzetke, nočni posnetek kazalnikov, čiščenje in druga. Vsak tek vsakega opravila se zapiše in kartica pokaže zadnji tek: kdaj je stekel, koliko je trajal, ali je uspel, koliko napak je bilo v zadnjih 24 urah in 7 dneh ter sporočilo zadnje napake (skrajšano; polno besedilo se pokaže, če miško zadržite nad njim). Opravila z napako so na vrhu in obarvana, status je vedno tudi beseda (V redu ali Napaka). Pod tabelo je seznam zadnjih 50 napak s časom, opravilom in sporočilom; zapisi se hranijo 30 dni.

Stavek na vrhu kartice pove stanje v eni vrstici: Vsa opravila so zadnjič tekla uspešno. ali N opravil je zadnjič padlo — alarm poslan ob … (čas zadnjega alarma nadzornika; če ga ni, se ta del izpusti).

Kaj pomeni alarm. Padlo opravilo ne ustavi ostalih in uporabniku ne pokaže napake, zato bi ostalo neopaženo (tako je bilo 10.–16. 10. 2026, ko opomniki šest dni niso nastajali). Nadzornik zato vsakih 5 minut pogleda zadnji tek vsakega opravila in, če je kateri padel v dveh zaporednih preverbah (približno 10 minut), pošlje e-pošto »Napake cron opravil« na isti naslov kot alarme SLO (ALERT_EMAIL, sicer vsi super administratorji). Dnevno opravilo pade enkrat na dan, zato alarm nastane po tem enem padcu in se ne ponavlja vsakih 30 minut: nov opomnik pride le ob novi napaki (po 30 minutah od prejšnjega alarma) ali po 24 urah, če napaka še traja. Ko so vsi zadnji teki spet v redu, pride obvestilo »Ponovno deluje«.

Kaj naredite ob alarmu: (1) na kartici poiščite opravilo in sporočilo napake; (2) v dnevniku strežnika (Render → Logs) za isto uro poiščite vrstico [cron]; (3) če sporočilo vsebuje ON CONFLICT, does not exist ali violates, se shema baze razhaja s kodo — preverite, da so migracije tekle; (4) do popravka uporabniki ne dobivajo opomnikov, zato jih obvestite, če traja več kot en dan. Podroben postopek je v docs/OPERACIJE.md.

Na zavihku ⚙️ Administracija → Stanje sistema je pod kartico Cron opravila kartica Shema baze (samo super administrator). QMS platforma E-kakovost ob vsakem zagonu strežnika in nato vsakih 6 ur primerja zgradbo svoje baze (tabele, stolpce, omejitve, indekse, zaščito vrstic RLS in njene politike) z odtisom, ki ga ustvarijo migracije v kodi. Zeleni stavek Shema se ujema z migracijami (249), preverjeno ob … pomeni, da je baza natanko taka, kot jo pričakuje koda. Gumb Preveri zdaj primerjavo ponovi takoj.

Rdeči stavek pove število razlik in pod njim seznam, npr. obvestila: omejitev chk_obvestilo_tip je v bazi, v migracijah je ni ali obvestila: omejitev fk_obvestila_tip manjka v bazi; pri razliki v definiciji sta obe definiciji v namigu, če miško zadržite nad vrstico. Hkrati nadzornik po približno 10 minutah pošlje e-pošto »Shema baze proti migracijam (razhajanje)« na isti naslov kot ostale alarme; isti seznam razlik se ponovi šele po 24 urah, spremenjen seznam prej.

Zakaj to obstaja. Od 10. do 17. 10. 2026 sta se indeks in omejitev tabele obvestil v produkciji razlikovala od migracij (najverjetneje po obnovi iz varnostne kopije) in opomniki niso nastajali — testi tečejo na bazi, zgrajeni iz migracij, zato takega razhajanja ne morejo videti. Kaj naredite: za vsako razliko naj razvijalec napiše migracijo, ki stanje enolično popravi (vzor: migraciji 247 in 249) — nikoli ročno v produkciji; po obnovi baze vedno poženite migracije in npm run shema:preveri. Postopek je v docs/OPERACIJE.md in docs/BACKUP_IN_OBNOVITEV.md.

Na zavihku ⚙️ Administracija → Stanje sistema je kartica Preizkus odzivnosti. Gumb Zaženi preizkus zaporedoma (ena zahteva naenkrat) pokliče poti, ki jih uporabniki odpirajo vsak dan — domačo stran, napredek uvedbe, seznam dokumentov, ukrepov, tveganj, presoj in obvestil, kazalnike »Kaj gori« in to stran — z vašo sejo in izmeri, koliko traja odziv. Izberete 3, 5 ali 10 ponovitev na pot (privzeto 5); med tekom je gumb onemogočen in piše, koliko približno traja (običajno nekaj sekund).

Kaj pomenijo barve. Cilj je iz registra SLO: p95 odpiranja zaslona do 1000 ms. V redu (zelena) = pot je pod polovico cilja; Opozorilo (rumena) = med polovico in celim ciljem; Nad ciljem (rdeča) = nad ciljem ali pot ni odgovorila (napaka ali čas 10 s). Skupni status je najslabši med potmi; pod tabelo piše, katere poti so ga določile, in — ob težavi — priporočeni ukrep, enak kot v e-pošti alarma. Vrstice baza, bazen povezav in proces pokažejo, ali je počasna aplikacija ali baza (čakajoče povezave v bazenu pomenijo, da zahteve čakajo v vrsti).

Kdaj ga zaženite: po vsakem deployu, po spremembi plana baze ali instance in kadar kdo potoži, da je »počasno«. Preizkus se shrani; spodaj je zgodovina zadnjih 20 tekov (klik odpre poln rezultat), v tabeli pa stolpec p50 proti prejšnjemu kaže ↑ (počasneje) ali ↓ (hitreje) v milisekundah. Tako takoj vidite, ali je dvig plana res pomagal.

Pod kartico Preizkus odzivnosti na zavihku ⚙️ Administracija → Stanje sistema je kartica Obremenitveni preizkus (samo super administrator). Odgovori na vprašanje, koliko hkratnih uporabnikov produkcija zdrži brez nadgradnje plana. Strežnik po stopnjah (privzeto 100 → 200 → 400 uporabnikov) ustvari dejanja tako, kot jih ustvarjajo ljudje: vsak »uporabnik« naredi eno dejanje na miselni premor (privzeto 20 s) — odpre seznam dokumentov, domačo stran, podrobnosti dokumenta, obvestila ali označi obvestila kot prebrana. Vsaka stopnja ima dvig in čas »drži«; skupaj traja tek največ 8 minut.

Kdaj in kako. Po spremembi plana ali večji spremembi in preden stranki obljubite število uporabnikov. Vedno zunaj delovnega časa: preizkus ustvari pravo obremenitev na produkciji in ljudje, ki so takrat prijavljeni, čutijo počasnejši odziv. Pred zagonom vas okno na to opozori. Med tekom vidite stopnjo, dosežena dejanja na sekundo, p50 in p95, napake in graf p95 na vsakih 5 sekund; gumb Prekini ga ustavi takoj. Če sta dva zaporedna 5-sekundna vzorca nad ciljem SLO (p95 nad 1000 ms ali preveč napak), se preizkus ustavi sam. Zagon je mogoč največ enkrat na 15 minut.

Kaj pomeni rezultat. Stavek, kot je »Zdrži 200 uporabnikov pri 20 s premora; pri 400 p95 1.340 ms«, pomeni: do 200 so bile vse stopnje v cilju, pri 400 ne. Priporočilo pove, s čim ponoviti (npr. s 300). Tabela po stopnjah pokaže dejanja na sekundo, število zahtev, p50, p95, največ, napake in sodbo; »Brez sodbe« pomeni premalo zahtev za oceno, ne »v redu«. Zgodovina zadnjih 20 tekov je spodaj.

Ključne okoljske spremenljivke na Renderju: SMTP_* (pošta), MAILING_FROM (ločen pošiljatelj novic), APP_URL, CRON_URNIK* (urniki opomnikov), ANTHROPIC_API_KEY (AI), ALERT_EMAIL (alarmi o nedelovanju). Celoten seznam je v README.md.