❓ Pomoč in navodila za uporabo

Ta program je pripomoček za urejeno delo v podjetju. Pomaga vam, da so postopki, dokumenti, pregledi in naloge na enem mestu — in da je vedno jasno, kdo mora kaj narediti in do kdaj.

Uporabljajo ga podjetja, ki delajo po pravilih standardov ISO 9001 (kakovost), ISO 14001 (okolje) ali ISO 45001 (varnost in zdravje pri delu). Ni pa vam treba poznati teh pravil na pamet — program vas vodi po korakih in vas sproti opozarja, kaj je na vrsti.

Ko se prijavite, pridete na domačo stran. Tam so zbrane vaše naloge in bližnjice do modulov (delov programa). Zgoraj desno so vedno na voljo iste ikone:

• 🔔 zvonček — obvestila (kaj je novega, kaj vas čaka),
• 💬 oblaček — pogovori (ekipa, podpora, zasebna sporočila),
• ❓ vprašaj — ta navodila (lahko tudi s tipko F1),
• 🔒 ključavnica — vaša varnost (menjava gesla).

Na telefonu se te povezave skrijejo v meni ☰ zgoraj desno.

Tukaj so razloženi izrazi, ki jih boste srečali. Razlage so namenoma preproste.

• Kakovost — da izdelek ali storitev naredi to, kar stranka pričakuje, in to vsakič enako.
• Standard (npr. ISO 9001) — dogovorjena pravila, kako naj bo delo urejeno. Če jih izpolnjujete, lahko dobite certifikat.
• Certifikat — potrdilo zunanje hiše, da res delate po pravilih.
• Presoja — pregled, ali v resnici delate tako, kot je zapisano. Notranjo naredite sami, zunanjo naredi certifikacijska hiša.
• Presojevalec — oseba, ki presojo izvaja (postavlja vprašanja in pregleduje dokaze).
• Presojanec — oseba ali oddelek, ki ga presojevalec pregleduje.
• Ugotovitev — kar presojevalec med presojo opazi (lahko pohvala ali napaka).
• Neskladje (neskladnost) — nekaj ni v skladu s pravili. Na primer: postopek pravi eno, v praksi pa delate drugače.
• Neskladen izhod — izdelek ali storitev, ki ne ustreza zahtevam (napačen kos, pomanjkljiva storitev).
• Dispozicija — odločitev, kaj narediti z neskladnim izdelkom: popraviti, predelati, zavreči ali vrniti dobavitelju.
• Korektivni ukrep (CAPA) — ukrep, da se napaka ne ponovi. Najprej poiščete vzrok, nato ga odpravite. »CAPA« je kratica za popravni in preventivni ukrep.
• Dokazilo (zapis) — dokaz, da ste nekaj naredili: podpis, zapisnik, fotografija, e-pošta. Presojevalec vedno želi dokaze.
• Dokument — navodilo, postopek ali obrazec, po katerem delate.
• Verzija — različica dokumenta. Majhen popravek: 1.0 → 1.1. Večja, vsebinska sprememba: 1.1 → 2.0.
• Seznanitev — potrdite, da ste dokument prebrali in razumete.
• Vodstveni pregled — sestanek vodstva (običajno enkrat letno), kjer pregledajo, kako sistem deluje, in sprejmejo sklepe.
• Kazalnik (KPI) — številka, ki pokaže, kako gre (npr. koliko pritožb na mesec).
• Kalibracija — preverjanje, ali merilna naprava (tehtnica, merilo) meri pravilno.
• Kompetenca — usposobljenost osebe za neko delo. »Matrika kompetenc« je tabela, kdo zna oz. sme kaj.
• Proces — zaporedje dela, ki iz nečesa (vhod) naredi nekaj drugega (izhod). Nabava, proizvodnja, reševanje reklamacij — vse to so procesi.
• Vhod in izhod — kar v proces pride in kar iz njega pride. Izhod enega procesa je običajno vhod naslednjega: »prevzeti material« je izhod nabave in vhod proizvodnje.
• Zemljevid procesov — slika, ki pokaže vse procese in puščice med njimi. Pri nas je ni treba risati — sestavi se sama iz vpisanih vhodov in izhodov.
• Lastnik procesa — oseba, ki za proces odgovarja: skrbi, da je opis točen in da proces deluje. Ni nujno vodja oddelka.
• Tveganje — kaj bi lahko šlo narobe in kako verjetno je.
• Dobavitelj — podjetje, od katerega kupujete material ali storitve.

Kako se prijavim:

1. Vpišite e-naslov in geslo, ki vam ju je dal skrbnik.
2. Kliknite Prijava.

Pozabili ste geslo? Na prijavni strani kliknite Pozabljeno geslo. Na e-naslov prejmete povezavo, s katero nastavite novo geslo. Povezava velja omejen čas, zato jo uporabite kmalu.

Menjava gesla: zgoraj desno kliknite 🔒 Varnost in vnesite novo geslo. Tam vidite tudi, na katerih napravah ste trenutno prijavljeni.

Domača stran je vaše izhodišče. Zbrane so vaše naloge: dokumenti, ki jih morate prebrati ali odobriti, dodeljeni ukrepi in pritožbe ter bližajoči se roki.

Klik na katero koli postavko vas pelje naravnost na zadevo — ni vam treba iskati po menijih.

Zvonček zgoraj desno vas obvesti, kaj je novega: nove naloge, bližajoči se roki, spremembe dokumentov, kdo vas je omenil v pogovoru.

Klik na obvestilo vas odpelje naravnost do zadeve. Ko je zadeva urejena, obvestilo samo izgine.

Katera obvestila želite (v programu in/ali po e-pošti), izberete v Nastavitve obveščanja. E-pošto lahko dobivate sproti ali kot en dnevni oz. tedenski povzetek.

Ikona 💬 zgoraj desno odpre pogovore:

• Ekipa — skupni klepet vseh v vašem podjetju.
• Podpora — neposreden stik s skrbnikom programa, če potrebujete pomoč.
• Zasebno — pogovor na štiri oči s sodelavcem (gumb + Zasebni). Tega vidita samo udeleženca, nihče drug.

Sodelavca lahko pokličete v pogovor tako, da vpišete @Ime Priimek — dobil bo obvestilo.

Vsak ukrep, pritožba, dokument in presoja ima svoj razdelek 💬 Pogovor. Tam se pogovarjate prav o tej zadevi (vprašanja, odločitve, pojasnila).

Ta sporočila so del dokazov o kakovosti: ni jih mogoče spreminjati ali brisati in jih vidijo vsi, ki imajo dostop do zadeve. Na presoji služijo kot dokaz, da ste se o stvari pogovorili in odločili.

V modulu 📄 Dokumenti so vsi veljavni dokumenti podjetja: poslovnik, postopki, navodila, obrazci.

Potrditev branja (seznanitev): če morate dokument prebrati, vas na to opozori pasica in obvestilo.

1. Odprite dokument in ga preberite.
2. Kliknite ✓ Seznanjen sem.
3. Potrditev se trajno zabeleži — to je vaš dokaz, da ste dokument poznali.

Odobritev: če ste določeni za odobritelja, dokument čaka med vašimi nalogami. Preglejte ga in ga odobrite ali zavrnite z razlogom.

Modul 📋 Presoje vas vodi po korakih, da ničesar ne pozabite:

1. Osnovni podatki — kdaj, kdo, kaj presojate.
2. Obseg in vprašanja — kaj boste pregledali.
3. Izvedba — pri vsakem vprašanju zapišete ugotovitev (kaj ste videli).
4. Neskladnosti — kjer nekaj ni v redu, to zabeležite.
5. Pregled in poročilo — na koncu prenesete PDF poročilo.

• Presojo lahko kadar koli shranite in nadaljujete pozneje.
• Če je vklopljen AI, lahko ugotovitev tudi narekujete — govorite, program zapiše.
• Ko presojo zaključite, se zaklene 🔒 in je ni več mogoče spreminjati (to je dokaz).
• Iz neskladnosti lahko z enim klikom nastane korektivni ukrep (CAPA).

CAPA je korektivni ukrep — naloga, da se neka napaka odpravi in ne ponovi. Ko vam ga nekdo dodeli, dobite obvestilo.

Kako ga vodim (statusi po vrsti):

1. Odprto — ukrep ste prejeli.
2. V izvedbi — začnete delati; sproti vpisujte, kaj ste naredili.
3. Preverjanje — preverite, ali je ukrep res deloval.
4. Zaprto — naloga je končana.

• Priložite lahko fotografije in dokumente (📎).
• Pazite na rok — program opozori pred iztekom in ob zamudi.
• Če ukrepa ne morete izvesti, ga z razlogom vrnete; skrbnik ga bo dodelil komu drugemu.

Dodeljeno pritožbo vodite po korakih, ki jih je določilo podjetje: odprta → v obravnavi → zaprta.

1. Preberite pritožbo in vpišite, kaj ste ugotovili.
2. Če je treba odpraviti vzrok, ustvarite korektivni ukrep (CAPA).
3. Ob zaključku se (če je tako nastavljeno) stranki samodejno pošlje obvestilo o rešitvi.

Sem vpišete izdelek ali storitev, ki ne ustreza zahtevam — odkrito ob prevzemu, med delom, na končni kontroli ali pri kupcu. To ureja pravilo ISO 9001, točka 8.7.

1. Zapišite dejstvo: kaj je narobe, kje ste to opazili, po želji količino, šaržo in oceno stroška.
2. Izberite odločitev (dispozicijo): popravilo, predelava, izmet (zavržemo), koncesija (kljub odstopanju spustimo naprej), vrnitev dobavitelju ali prekvalifikacija. Program zabeleži, kdo je odločil.
3. Pri popravilu ali predelavi je obvezno ponovno preverjanje, da je zdaj v redu — brez tega zapisa ne morete zaključiti.
4. Pred zaključkom presodite, ali je potreben korektivni ukrep, da se ne ponovi. Če da, kliknite → Ustvari CAPA.

Obvestilo dobavitelju: v razdelku ✉️ Obvesti dobavitelja ali sodelavca začnite tipkati ime — program ponudi dobavitelje in sodelavce vašega podjetja. Dodate lahko tudi ročni e-naslov in s kljukico pošljete kopijo sebi. Vsako pošiljanje se zabeleži (datum, prejemniki, besedilo) kot dokaz.

V modulu 📐 Merilna oprema je seznam vaših merilnih naprav z barvnim semaforjem:

• 🟢 zeleno — kalibracija velja,
• 🟡 rumeno — poteče v 30 dneh,
• 🔴 rdeče — kalibracija je potekla.

Če ste skrbnik naprave, dobite opomnik 30 in 7 dni pred rokom.

Kako vnesem kalibracijo:

1. Odprite napravo in kliknite + Vnesi kalibracijo.
2. Vnesite datum, rezultat in izvajalca ter priložite certifikat (PDF).
3. Program shrani zapis in sam izračuna, kdaj je naslednji rok.

V modulu Usposabljanja vidite usposabljanja, ki so razpisana za vas.

Če ima usposabljanje kviz, ga rešite. Uspešno opravljen kviz se samodejno zabeleži kot vaša udeležba in šteje v vašo usposobljenost (matriko kompetenc).

V modulu ⚖️ Zakonodaja spremljate predpise, ki veljajo za vaše podjetje. Ko se predpis spremeni (nova novela), program to zazna in ustvari dogodek, ki ga je treba oceniti. To pokriva zahtevo ISO 9001 glede obveznosti skladnosti.

Kartice na vrhu filtrirajo seznam (npr. Nove spremembe, Ocene v zamudi, Odprti ukrepi). Odprite dogodek in po vrsti:

1. Ocenite vpliv: ali je sprememba za vas relevantna, kako močno vpliva (nizka–kritična) in ali ste zdaj neskladni. Obrazložitev je obvezna.
2. Dodajte ukrepe z odgovorno osebo in rokom, če je treba kaj urediti.
3. Priložite dokazila (besedilo, datoteka, povezava na dokument, usposabljanje, CAPA …), s katerimi izkažete skladnost.
4. Pri velikem vplivu gre ocena skozi odobritev druge osebe (načelo štirih oči); zaključite šele, ko ni več odprtih ukrepov.

Uvoz predpisa: z gumbom + Uvozi predpis iz PISRS poiščete in dodate predpis (nastavite lastnika, področje, ISO klavzulo in pogostost pregleda). Celoten register izvozite v PDF z gumbom 📄 Izvozi PDF.

Če že delate po ISO 9001 ali ISO 14001 in prehajate na novo izdajo, vas Prehod standarda pelje po klavzulah: za vsako pove, kaj pregledati, vi pa označite Odprto, V teku, Opravljeno ali Ni relevantno. Zgoraj ves čas vidite odstotek napredka.

Če imate več standardov, jih zgoraj izberete v spustnem seznamu — vsak ima svoj napredek in svoj odstotek.

Za »ni relevantno« je obvezna utemeljitev. To ni sitnost programa — izključitev brez zapisanega razloga pri presoji ne vzdrži, zato je bolje, da razlog zapišete zdaj, ko ga še veste.

Dokazila. K vsaki postavki lahko priložite datoteko (zapisnik, popravljen dokument) ali pa samo zapišete, kje dokazilo je. Brez tega je odstotek le kljukica — čez pol leta nihče, niti vi, ne bo vedel, na podlagi česa je bila postavka zaprta.

Izpis (PDF). Gumb »Izpiši stanje« pripravi poročilo za vodstvo ali certifikacijsko hišo: kje ste, kaj še manjka, kaj ste izključili in zakaj.

Pri besedilnih poljih se pokaže gumb ✨. Ta vaš zapis preoblikuje v jasnejšo obliko, primerno za dokumentacijo — iz »stroj spet nagaja« nastane razumljiv opis dogodka.

Pisati vam torej ni treba »lepo«. Napišite po domače, kar se je zgodilo, in pustite, da vam pomaga urediti.

Standard zahteva, da podjetje pozna svoje procese in ve, kako se povezujejo. Modul Poslovni procesi to zbere na enem mestu — in kar je najpomembnejše, zemljevida ne rišete ročno: sestavi se sam iz tega, kar vpišete.

Procesna kartica je opis enega procesa: čemu služi, kdo ga vodi, kaj vanj pride (vhodi) in kaj iz njega pride (izhodi), s čim se meri uspešnost in katera tveganja ga spremljajo.

Vhodi in izhodi so ista stvar. Izhod nabave (»prevzeti material«) je vhod proizvodnje. Zato se vpiše enkrat — če bi se vpisoval dvakrat, bi se opisa slej ko prej razšla, in prav to presojevalec zapiše kot neskladje.

Odprt konec ni napaka. Če ste izhod vpisali, še ne veste pa, kdo ga prevzame, ga pustite odprtega. Program vam bo predlagal povezave, kjer opazi ujemanje — predlog potrdite ali zavrnete vi. Sam ne poveže ničesar, ker bi po imenih zlahka povezal narobe.

Če vam je lažje po korakih: čarovnik vas skozi kartico pelje vprašanje za vprašanjem. Če želite risati: diagram poteka s pasovi po oddelkih (kdo kaj naredi in kdaj se delo preda naprej) je na voljo v urejevalniku.

Modul 🗓️ Planer zbere vse pomembne roke iz celotnega sistema na eno stran: veljavnosti in revizije dokumentov, roke presoj, ocene dobaviteljev, kalibracije merilne opreme, roke ukrepov (CAPA), pregledov tveganj in ocen zakonodajnih sprememb.

Roki so obarvani po nujnosti (zamujeno / kmalu / v redu), tako da na prvi pogled vidite, kaj potrebuje pozornost. Prikažejo se samo roki iz modulov, ki jih ima vaše podjetje vklopljene.

V 👤 Uporabniki dodajate in urejate ljudi v svojem podjetju. Vsak dobi vlogo, ki določa, kaj sme:

• skrbnik (admin) — upravlja vse: nastavitve, uporabnike in vse module,
• presojevalec — izvaja presoje in obravnava primere,
• presojanec — osnovna uporaba: bere dokumente, potrjuje branje, ureja svoje naloge.

Kako dodam osebo:

1. Kliknite + Nov uporabnik in vnesite ime ter e-naslov.
2. Izberite vlogo in določite začetno geslo.
3. Osebi povejte, naj geslo ob prvi prijavi zamenja (pod 🔒 Varnost).

V Uporabniki → zavihek Izpisi določite, kako izgledajo PDF izpisi vašega podjetja:

• Glava — naziv, podnaslov, barva, logotip. Velja za vse izpise, po želji jo pri posameznem povozite.
• Noga in oznaka — npr. »INTERNO« ali pravno pojasnilo.
• 🧩 Sekcije — vklopite ali izklopite dele posameznega izpisa.
• 📝 Vsebina — dodate svoje besedilo (npr. uvod ali opombo).
• 📄 Izvoz registra — moduli s presojevalskim registrom (npr. Tveganja, Dobavitelji, Zakonodaja) imajo gumb »Izvozi PDF«; izpis upošteva zgornje nastavitve glave, noge in sekcij.

Kot skrbnik v modulu Dokumenti:

• urejate kategorije dokumentov,
• nalagate nove različice (izberete, ali je sprememba majhna ali velika — velika zahteva ponovno potrditev branja),
• določite pot odobritve po organizacijskem drevesu (kdo mora dokument potrditi),
• določite, katere skupine morajo dokument prebrati, in spremljate, kdo je to že storil.

V Planiranje presoj:

• 📅 Letni pregled — mreža 12 mesecev; kliknete mesec in dodate presojo. Semafor pokaže, kateri deli še nimajo načrtovane presoje.
• 🎓 Register presojevalcev — seznam presojevalcev z njihovimi znanji. Ko dodelite vodjo presoje, vas program opozori na neodvisnost (presojevalec naj ne presoja svojega oddelka), a odločitev je vaša.
• Gumb 🎯 Predlagaj predlaga primernega, neodvisnega in najmanj obremenjenega presojevalca.

V Procesi obravnave z enostavnim urejevalnikom določite korake, po katerih ekipa vodi pritožbe in ukrepe (npr. prejem → analiza vzroka → ukrep → preverjanje). Ti koraki se nato pokažejo pri vsakem primeru kot jasno zaporedje.

Opozorilo na zastoj. Pri vsakem koraku lahko nastavite, po koliko dneh naj program opozori, če primer tam obtiči: najprej odgovorno osebo, in če se po nadaljnjih nekaj dneh še vedno ni premaknil, vodstvo. Polji sta lahko prazni — takrat korak nima opozorila.

To ni isto kot rok primera. Primer je lahko krepko znotraj svojega roka in vseeno tri tedne stati v enem koraku, ker je nanj kdo pozabil. Prav to ta nastavitev ujame.

V modulu 🏭 Dobavitelji vodite register dobaviteljev s statusom (odobren / pogojno odobren / blokiran) — dokaz po ISO 9001, točka 8.4.

• Letna ocena po štirih merilih (kakovost, dobava, cena, odzivnost); povprečje se izračuna samo.
• Opomniki za ponovno oceno; rok se pokaže tudi v Planerju.
• Dobavitelja lahko povežete s pritožbo ali ukrepom (CAPA), da je jasno, koga zadeva.
• Seznam odobrenih dobaviteljev izvozite v PDF za presojo.

V modulu ⚖️ Tveganja vodite register tveganj in priložnosti (ISO 9001, točka 6.1). Vsako tveganje ocenite z verjetnostjo (1–5) in posledico (1–5); program izračuna oceno in jo obarva (rdeče = visoko, oranžno = srednje, zeleno = nizko).

• 5×5 matrika na vrhu — klik na celico filtrira seznam.
• Vsako tveganje ima lastnika, obvladovalne ukrepe in rok pregleda; lastnik dobi opomnik pred rokom in na dan roka.
• Iz tveganja lahko z gumbom → CAPA ustvarite ukrep.
• Register izvozite v PDF (matrika, tabela in povzetek).

• Kompetence: tabela, kdo je za kaj usposobljen; polni se iz usposabljanj. Obarvano ozadje celice pomeni, da oseba to usposabljanje MORA imeti (zeleno = velja, rumeno = poteče v 60 dneh, rdeče = manjka ali poteklo). Celice brez ozadja niso zahtevane. Na voljo je izvoz v PDF za presojo.
• KPI plošča: najpomembnejše številke iz vseh modulov na enem mestu; klik na ploščico odpre pripadajoči modul.

Modul 🧱 Uvedba standarda vas korak za korakom pripelje od začetka do pripravljenosti na certifikacijsko presojo. Vsak korak pove, kaj je treba urediti (dokumenti, procesi, zapisi), in se sam odkljuka, ko je izpolnjen.

Na vrhu je odstotek napredka — glavna številka, ki jo vidite tudi na domači strani na ploščici modula, tako da vedno veste, koliko vam še manjka.

Modul 🧭 Vodstveni pregled vam pripravi letni pregled (po ISO 9001, točka 9.3):

1. Nov pregled — izberete obdobje; program sam zbere podatke iz vaših modulov (ukrepi, pritožbe, presoje, dobavitelji, tveganja, merilna oprema, usposabljanja).
2. Komentar vodstva — ob vsaki točki pripišete svoje mnenje; osnutek se sproti shranjuje.
3. Sklepi — izboljšave in potrebe, vsak z odgovorno osebo in rokom. Sklep lahko z gumbom → CAPA spremenite v ukrep.
4. Zaključi — zapisnik se zaklene (dokaz) in ga prenesete kot PDF.

V Uporabniki → 🔔 Obveščanje določite privzeta pravila za vse (katera obvestila, po katerih poteh). Vsak uporabnik jih lahko zase prilagodi; obveznih varnostnih obvestil ni mogoče izklopiti.

Dnevi brez e-pošte: lahko označite dneve, ko program ne pošilja e-pošte (gumb Vikend naenkrat izbere soboto in nedeljo). Obvestila v programu delujejo naprej.

Na voljo so pripomočki, ki delo pospešijo: primerjava različic dokumentov, preverjanje popolnosti, narekovanje ugotovitev, pogovorno iskanje po vašem sistemu (»Vprašaj svoj QMS«), predlogi vprašanj in letnega plana ter povzetki pogovorov.

V ⚙️ Administracija upravljate vse stranke: ustvarjate organizacije, urejate licence (veljavnost, dovoljeni standardi), vklapljate/izklapljate module po organizaciji, urejate njihove uporabnike in pripravite demo podatke za predstavitve.

Na telefonu se povezave iz zgornje vrstice umaknejo v meni ☰ zgoraj desno. Tam so Administracija, Uporabniki, Revizijska sled, Pomoč in Varnost.

Za nujne posege (licence, vklop modulov, odgovori v podpori) je administracija uporabna tudi na telefonu. Tabele drsijo vstran.

Zavihki Analitika (uporaba po organizacijah in uporabnikih), Presoje (pregled čez vse stranke) in Dnevnik aktivnosti (zapis dogodkov na platformi; klik na kartico filtrira seznam).

Zavihek Podpora zbere podporne pogovore vseh organizacij in označi neprebrane. Vaši odgovori so pri stranki označeni z ⭐.

Zavihek Mailing pošilja novice uporabnikom. Postopek:

1. Ustvarite kampanjo (naziv, zadeva, vsebina; osebni ogovor {{ime}}, {{organizacija}}).
2. Izberite prejemnike: vsi / izbrane organizacije / posamezniki.
3. Obvezno najprej pošljite 📧 Test sebi in ga preverite.
4. Zaženite — pošiljanje teče v manjših paketih (~30/min) in ga lahko kadar koli ustavite.

Ključne okoljske spremenljivke na Renderju: SMTP_* (pošta), MAILING_FROM (ločen pošiljatelj novic), APP_URL, CRON_URNIK* (urniki opomnikov), ANTHROPIC_API_KEY (AI), ALERT_EMAIL (alarmi o nedelovanju). Celoten seznam je v README.md.