1. Kaj je struktura in zakaj je pomembna

Struktura je drevo. Na vrhu je podjetje, pod njim enote (oddelki, službe), pod njimi lahko podenote ali delovna mesta. Vsaka enota ima lahko:

• nosilca — osebo, ki enoto vodi. Nosilec je privzeti odobritelj dokumentov te enote in vseh podrejenih enot.
• člane — osebe, ki v enoti delajo. Član vidi dokumente svoje enote in vseh podrejenih; šteje se v zasedenost s svojim deležem (100 % = polni delovni čas).
• odobritelje – izjeme — posameznike, ki smejo potrjevati dokumente enote, čeprav niso njen nosilec.

2. Dva pogleda: Organigram in Seznam

Desno zgoraj sta gumba Organigram in Seznam.

• Organigram nariše drevo. Z gumboma ⊖ in ⊕ ga pomanjšate ali povečate, ⤢ Prilagodi ga spet prilagodi oknu. Klik na škatlo pokaže člane te enote; skrbnik ima v tem oknu tudi gumba ✏️ Uredi enoto in + Podrejena enota. Enota brez nosilca in članov ima v škatli opozorilo »ni nosilca · 0 članov«.
• Seznam pokaže iste enote kot vrstice z zamikom. Tu so gumbi za urejanje (samo skrbnik).

V vsaki škatli oz. vrstici piše: naziv enote, nosilec (če je določen), šifra in števec 👥 zasedeno/plan · FTE. Primer 2/13 · 1,5 FTE: v enoti sta dve osebi, predvidenih je 13 mest, skupaj pa opravita delo 1,5 polno zaposlene osebe (ena s 100 % in ena s 50 % deležem).

3. Kako dodam enoto ali delovno mesto

1. Kliknite + Nova enota desno zgoraj. Odpre se okno Nova enota.
2. V polje Naziv * vpišite ime (npr. »Proizvodnja«). To je edino obvezno polje.
3. Pri Vrsta izberite Oddelek / enota za oddelke in službe ali Delovno mesto / funkcija za posamezno delovno mesto (npr. »Vodja proizvodnje«).
4. Po želji vpišite Šifro (kratka oznaka, npr. PRO) — mora biti enolična v podjetju.
5. Pri Nadrejena enota izberite, kam enota spada. Pustite — brez (najvišja raven) — samo za podjetje ali krovne oddelke.
6. Pri Nosilec izberite osebo, ki enoto vodi. Nosilec bo privzeti odobritelj dokumentov te enote in vseh podrejenih.
7. Pri Plan delovnih mest (št.) vpišite, koliko ljudi je tu predvidenih. Dejansko zasedenost sistem šteje sam iz članov.
8. Po želji dodajte Opis (namen enote ali opis delovnega mesta) in kliknite Shrani.

4. Kako uredim ali premaknem enoto

1. Preklopite na Seznam.
2. Pri enoti kliknite ✏️ (Uredi). Odpre se okno Uredi enoto z istimi polji kot pri novi enoti.
3. Spremenite, kar želite — najpogosteje Nadrejena enota (s tem enoto premaknete drugam v drevesu) ali Nosilec.
4. Kliknite Shrani.

5. Kako dodam člane in določim deleže

Član je oseba, ki v enoti dela. Članstvo določa, katere dokumente oseba vidi, in šteje v zasedenost delovnih mest.

1. Pri enoti kliknite 👥 Člani (v Seznamu) ali kliknite škatlo enote v organigramu.
2. V oknu Člani — <enota> pri Dodaj člana izberite osebo iz izbirnika.
3. V polje poleg vpišite delež v odstotkih (privzeto 100). Oseba, ki dela v dveh enotah, dobi npr. 50 % v vsaki.
4. Kliknite Dodaj. Oseba se pojavi na seznamu z značko deleža.
5. Delež spremenite z gumbom ✎ %, osebo odstranite z Odstrani.

6. Kdo potrjuje dokumente enote skrbnik

Pravilo je preprosto in izhaja iz organigrama: dokumente enote privzeto potrjuje nosilec enote, in sicer za to enoto in vse njene podenote. Če enota nosilca nima, potrdi nosilec nadrejene enote ali skrbnik.

Kadar potrebujete izjemo (npr. vodja kakovosti naj potrjuje navodila Proizvodnje, čeprav ni njen nosilec), jo dodate v istem oknu 👥 Člani, v spodnjem delu ✅ Odobravanje dokumentov — <enota>:

1. Pri Dodaj izjemo (odobritelja izven hierarhije) izberite osebo.
2. Kliknite Dodaj. Oseba od zdaj potrjuje dokumente te enote in vseh podenot.
3. Izjemo umaknete z Odstrani — pravica se odvzame takoj.

7. Kako izbrišem enoto skrbnik

1. V pogledu Seznam pri enoti kliknite 🗑️ (Izbriši).
2. Preberite opozorilo: če ima enota podrejene enote, bodo izbrisane tudi te.
3. Potrdite. Dokumenti, usposabljanja in drugi zapisi ostanejo — izgubijo le sklic na to enoto.

8. Izvoz v PDF in tiskanje

• 📄 Izvoz v PDF pripravi organigram kot PDF datoteko z glavo vaše organizacije (videz glave nastavite na strani Uporabniki → Izpisi in glave).
• 🖨️ Natisni odpre tiskanje brskalnika.

9. Pogosta vprašanja in težave

Ne vidim gumbov + Nova enota, ✏️ in 🗑️

Gumbi so samo za skrbnika organizacije (vloga Administrator). Člani strukturo lahko gledajo in kliknejo enote, ne morejo pa je spreminjati.

Oseba, ki jo želim za nosilca, ni na seznamu

V izbirniku so samo aktivni uporabniki vaše organizacije. Osebo najprej dodajte na strani Uporabniki (ali jo odblokirajte).

Dokument čaka na odobritev, a nihče ga ne more potrditi

Enota dokumenta najbrž nima nosilca in tudi nadrejene enote nimajo nosilca. Določite nosilca ali dodajte izjemo med odobritelji — dokument bo takoj čakal pri pravi osebi.

Zaposleni ne vidi dokumenta svojega oddelka

Preverite, ali je oseba res član te enote (okno Člani). Vidnost sledi članstvu: dokler oseba ni članica enote ali njene nadrejene, dokumenta ne vidi.

Organigram je premajhen ali prevelik

Uporabite ⊖ / ⊕ ali ⤢ Prilagodi. Za tisk je pogosto preglednejši pogled Seznam.